Raportti Päivi Jämsenin haastattelusta 14.10.2002 Marko Koivuniemi & Miika Nurminen Nykyinen varausprosessi Päivi Jämsen tekee tietotekniikan laitoksella yksittäiset salivarauspyynnöt. Tietotekniikan ja tietojenkäsittelytieteiden laitokset toimivat yhteistyössä kursseja suunnitellessa. Opettajat voivat määrättyyn aikarajaan mennessä merkitä toiveensa luentojen ajoituksesta lukujärjestyksen kaltaiseen ruudukkoon. Amanuenssi tarkistaa, ettei suunnitelmassa ole päällekkäisyyksiä aikojen ja paikkojen suhteen. Suunnitelma lähetetään takaisin luennoitsijoille, jotka tarkistavat omien kurssiensa osalta, ettei päällekkäisyyksiä ole opiskelijan kannalta. Ketään opiskelijaa ei ole kuitenkaan suunnittelemassa kurssien jakoa, joten päällekkäisyyksiä saattaa jäädä. Opettajista ainakin Vesa Lappalainen on toiminut aktiivisena suunniteltaessa kurssien sijoittelua opiskelijoiden kannalta. Tutkinnonuudistusta suunniteltaessa kurssien päällekkäisyyksiä pohdittiin molempien laitosten välillä. Hallinto varaa joskus luennoitsijoiden saleja maksettuja tilaisuuksia varten. Tällöin alkuperäistä varausta muutetaan ja muutoksesta ilmoitetaan amanuenssille. Kaikkia laitoksen käytössä olevia saleja (esim. kokoushuoneet, projektihuoneet) ei ole merkitty Saliin. Syynä on tarve pitää ne vain laitoksen omassa käyttössä. Näiden 'piilosalien' varaus hoituu käytännössä seinällä olevalla lukujärjestyksellä, johon henkilökunnan jasenilla on oikeus merkita varauksia. Henkilöiden hallinta Jämsen ei ole lisännyt järjestelmään uusia luennoitsijoita. Vierailevien luennoitsijoiden tai demonpitäjien tapauksessa hän on merkinnyt kurssin yhteyshenkilön tai vastaavan luennoitsijan tilaisuuden pitäjäksi. Myös laitos voi tällaisessa tilanteessa olla 'luennoitsija'. Oheisvarattavat Amanuenssi hoitaa oheisvarattavien varauksen, jos niin sovitaan. Jotkut opettajat haluavat kuitenkin hoitaa varaukset itse. Varausten vahvistuksista Varauspyyntöä voi muokata, ennen kuin se on vahvistettu. Vahvistuksen jälkeen varaukseen (mutta ei enää varauspyyntöön) voi tehdä joitakin muutoksia, esim. poistaa varauksen tietyltä ajalta. Varausten vahvistuksesta ilmoitetaan standardimuotoisella sähköpostilla varaajalle. Varaaja lähettää sähköpostin edelleen luennoitsijalle. Samaa käytäntöä kannattaa käyttää myös uudessa järjestelmässä, mutta nyt postit lähtisivät automaattisesti. Salin ja Timmin vertailua Timmissä on mahdollisuus tehdä profiileja (omia saliryhmiä), jolloin voi merkitä esim. vierekkäin olevat mikroluokat. Tämä helpottaa tiettyjen varausten tekoa. Profiiliin liittyen voi tehdä kootusti varauksia ja raportteja. Toisaalta Timmistä puuttuu paljon ominaisuuksia, joita salissa on. Puuttuvista ominaisuuksista Jämsen on lähettänyt aiemmin useita sähköposteja hallinnolle ja Yomille. Jämsen lähettää projektiryhmälle kopiot viesteistä ja niitä saa käyttää osana projektin dokumentaatiota. Timmin puutteita ovat esim. - Timmistä ei saa lähetettyä opettajalle vahvistusta saleista - Raportteja saa pelkästään tulosteina - Ohjelmaan ei voi lisätä varauksia automatisoidusti - Varaukset esitetään päivämäärillä (ei viikko/viikonpäivällä), vaikeuttaa tietojen kopiointia edelliseltä vuodelta - Kurssitiedot eivät mahdu kunnolla Timmiin luomiin raportteihin SALI-ohjelman etu on, että varauspyynnöt saa ohjelmasta raporttina, jonka pystyy siirtämään esim. Exeliin. Lisäksi Pauli Kujalan tekemällä siirto-ohjelmalla tietoja on mahdollista siirtää tekstiformaatista Saliin automaattisesti. Tämä helpottaa suuresti kurssien suunnittelua käytettäessä hyödyksi edellisen vuoden varaustietoja. Timmissä kaikki varaustiedot pitäisi kirjoittaa joka vuosi uudelleen. Salin käyttöliittymä on vanhanaikainen (tekstipohjaisuus), omia saliryhmiä ei voi tehdä (ei näe vierekkäisiä luokkia). Jos käyttäjä tekee toistuvan varauksen, joista varaus ei onnistu tietylle viikolle, järjestelmä ei osaa ilmoittaa, millä viikolla varaus ei onnistunut. Sali-ohjelmassa annettava Vastuualuekoodi ilmoittaa yksikäsitteisesti tapahtuman varaajan ja maksajan (laitoksen ja mahdollisesti myös linjan tarkkuudella). Sama miten tämä suhtautuu Timmi-järjestelmän käsitteisiin varaaja ja maksaja? Korppi-sovelluksen käyttökokemuksia ja kehitysehdotuksia Jämsen on merkinnyt kursseja Korppiin laitoksen opasta suunniteltaessa. Hän täyttää aikataulukentät ja kurssin luennoitsija vastaa muista mahdollisista kentistä. Korpin kalenterimodulia hän ei ole vielä juuri käyttänyt. Päällekkäistä tietoa: salivaraukset on tehtävä sali-järjestelmässä, jonka jälkeen varaukset on merkittävä käsin Korppiin kunkin kurssin kohdalle. Kurssien suunnittelua tukevat ominaisuudet ovat Korppiin tervetulleita, koska Timmissä ei niitä ole... Järjestelmään tarvitaan raportti, jolla näkee kaikki tietylle henkilölle tai kurssille tehdyt varaukset määrätyllä aikavälillä. Timmissä tätä ominaisuutta ei ole. Jämsen toivoo suunnitteluohjelmaa kurssien suunnittelun tueksi. Kaavailluista resurssipyynnöistä kerrottaessa hän huomautti, että salit ovat yleensä varattuja ja kaikkia resurssipyyntöjä ei pystytä täyttämään. Resurssien valitseminen jää amanuenssin vastuulle. Pohdittiin, miten käyttäjän kannalta toimitaan, jos vahvistajia on useampia ja esim. päätoiminen vahvistaja on lomalla. Yksi mahdollisuus olisi lisätä Korppi-järjestelmään 'ei paikalla'-toiminto, jolloin varaus menisi automaattisesti jollekin muulle henkilölle, jolla on oikeus saman salin vahvistukseen. Jämsen ei kuitenkaan pitäisi toimintoa tärkeimpien toteutettavien listalla. Nykyisessä salivarausprosessissa vain Sali-ohjelman käyttäjillä (yleensä amanuenssit ja muut varausten vahvistajat) on oikeus tehdä varauspyyntöjä. Tulevassa järjestelmässä tarvetta voisi olla myös kokoustilojen varaamiseen, jolloin myös muut henkilökuntaan kuuluvat voisivat tehdä varauspyyntöjä. Timmi-sovelluksen kehittäjistä 3 on TKTL:n graduntekijöitä (Heikki Saastamoinen ohjaa). Heidän kanssaan on suunniteltu Timmi-sovelluksen jatkokehitystä JY:n tarpeita vastaavaksi. Pitäisikö rajapintaa suunnitellessa tehdä yhteistyötä heidän kanssaan?