Raportti Anna-Liisa Blån haastattelusta 22.10.2002 Marko Koivuniemi & Miika Nurminen Johdanto Soili Leskinen ei päässyt haastatteluun, joten saimme haastatella toista fysiikan laitoksen varaajaa - Anna Liisa Blåta. Soili Leskisellä ja Anna-Liisa Blålla on samat oikeudet salinvarauksiin omissa tunnuksissaan. Koska he tekevät muutenkin kiinteästi yhteistyötä mm. jaettujen levyasemien avulla, he käyttävät varausoperaatioissaan samaa tunnusta. Näin varaukset ja varauspyynnöt pysyvät varmasti heidän kontrollissaan. Suunnitteluvaihe Varhain keväällä aloitetaan uuden oppaan suunnittelua. Soili tekee lukujärjestyksen pohjan ja määrittelee alustavat demo- ja harjoitusajat. Yleisesti ottaen määritellään, minkälainen lukujärjestys syksyksi on tulossa. Pohjana käytetään edellisvuosien lukujärjestystä, ja kurssien kestot ja vaatimukset tiedetään ennalta. Lisäksi opettajilta kysytään, että mitä he haluavat luennoida. Alemman tason kurssit on yleensä jo valmiiksi sovittu, mutta esimerkiksi laudatur-kurssien kohdalla vaihtelu on suurempaa. Lukujärjestyksiin merkitään sekä luennot että harjoitukset, tenttisalien varaukset hoidetaan erikseen. Kun oman laitoksen varaukset on tehty, voidaan vastata muiden pyyntöihin. Periaatteessa kurssit on järjestetty tiettyyn järjestykseen, päällekkäisyydet on oppilaiden itsensä järjestettävä. Suunnitellusta kurssijaosta otetaan paperiversio ja se toimitetaan opettajille. Lukujärjestys ja listat toimitetaan assarille. Laitoksen ryhmäpostituksen kautta voidaan myös kertoa, että webissä on lukujärjestys ja alustava opas nähtävillä. Nykyinen varausprosessi Opettajat saattavat soittaa ja kysyä:"Mitä löytyy salista X, mitä sinne on saatavissa?" Tiedot löytyvät kyllä nykyisestä Sali-järjestelmästä, mutta kenties hiukan vaikeahkosti. Usein myös tulee pyyntöjä, joissa tiedustellaan salia tietyksi ajankohdaksi, tällöin varaajat käyvät Sali-järjestelmässä katsomassa tilannetta. Varauspyynnöt tulevat yleensä kanslioiden kautta. Opettajat soittavat kansliaan ja kansliasta ollaan yhteydessä varaajiin. Yleensä päävaraajakin tiedustelee ensin Soililta tai Anna-Liisalta salien tilannetta, ennen kuin varaa itselleen. Laboratoriotilojen varausta ei hoideta tietojärjestelmän kautta, vaan erikseen käsin. Fysiikan laitoksella on yksi sali, jossa on täysi varustus heittimineen yms. Jos tulee tarvetta lisävarusteille, niitä yritetään järjestää vahtimestarin avustuksella. Vierailevilla luennoitsijoilla saattaa olla tarpeita, joista hän etukäteen ilmoittaa, tai sitten hänellä on omat laitteet mukanaan "varmuuden vuoksi". Vierailevat luennoitsijat merkitään heidän aikataulujensa mukaisesti soviteltuna, jos luennoitsijaa ei tiedetä, merkitään Fysiikan laitos. Luentosalien muutokset ja vaihdot pyritään aina merkitsemään myös Sali-järjestelmään. Joskus kuitenkina viime hetkellä laitetaan vain ilmoitukset oviin. Webissä kurssitiedot, luennoitsijat, demojen assarit. luokat: luennoitsija, assistentti. Laudatur-kurssit ilmoittavat tentit myöhemmin. Nyt omassa järjestelmässä - siirtymässä Korppiin. Varauspyyntöjä voisi tehdä kuka tahansa, varauksia ei. (Jollakin pitää olla langat käsissä) "Olisiko kokousta varten sali täksi päivää?" Sali, Korppi ja Timmi Anna-Liisa käyttää Salia jatkuvasti, Sali on vanha ja välillä työläskin järjestelmä. Rutiini on kuitenkin kehittynyt ja hommat toimii sillä hyvin. Anna-Liisa uskoo, että Timmin käyttöönkin kertyy samanlainen rutiini. Timmin käyttökokemus rajoittuu keväiseen koulutustilaisuuteen. Timmi ei tuntunut hankalalta, eikä A-L usko että se olisi työläämpi järjestelmä kuin nykyinen. Korppiin tutustuminen on rajoittunut yhteen Vesa Lappalaisen luentoon. Korppi vaikutti kätevältä, ainakin osaavan esittelijän käsissä. "Helppoa kun osaa." Toisaalta kuitenkin Korppi-järjestelmäänkin pätee: "Ihminen on sen keksinyt, kai ihminen osaa sitä käyttääkin." Anna-Liisa on valmis käyttämään Korppia sillä hän on aina halukas kokeilemaan uutta. Henkilötiedot Tällä hetkellä henkilöstöjen henkilökohtaisilla www-sivuilla on valokuvat yhteystietoineen. Koska Korppi-järjestelmää käyttävät oppilaatkin, olisi hyvä jos tiedot olisivat Korpissa. Helpointa olisi jos olisi yksi ainoa järjestelmä jossa olisi kaikki. Kehityskommentteja TUURE on yksi esimerkki miten järjestelmän ei pitäisi toimia, siinä joka tiedon joutuu kirjoittamaan moneen kertaan. Jos luennoitsijaa ei tiedetä, niin Anna-Liisan ehdotuksen mukaan luennoitsijaksi voisi merkitä laitoksen sijaan esim. "Ilmoitetaan myöhemmin". Näin ylläpitäjä voisi päivittää helposti tietoja etsimällä kaikki kohdat, joissa on "Ilmoitetaan myöhemmin". Varauksien vahvistamisesta lähetettävä sähköpostitiedotus olisi kätevä. Tällöin ei tarvitsisi muistaa tiedotuksia erikseen lähetellä, sillä ne voi joskus kiireessä unohtua. Käyttöön halutaan aina ottaa uusin ja helpoin versio, ei ole mitään syytä jarruttaa kehitystä. Olisi hyvä jos projektiryhmä toimittaisi käyttöliittymäsuunnitelmat kommentoitavaksi, jolloin heti saisi kommentoida. Yliopisto on valtava laitos, olisi kaikkien etujen mukaista saada käyttöön yhtenäinen järjestelmä. Näin tilojen kysely, varaus ja muut toimenpiteet saataisiin helposti.