PROJEKTIN ALOITUSPALAVERIN PÖYTÄKIRJA Aika: To 19.9.2002 klo 10.15-12.00 Paikka: Agora C421.1 Läsnä: - Jani Asikainen - Toni Hilpinen (siht) - Esko Korhonen - Pauli Kujala - Pekka Lampinen - Vesa Lappalainen - Jussi Mäkinen - Miika Nurminen (pj,siht) - Jukka-Pekka Santanen - Jukka Valkonen - Markku Vire Jaettu materiaali (jakaja): - Tietotekniikan laitoksen sovellusprojektien aikataulu (Jukka-Pekka Santanen) 1. KOKOUKSEN AVAUS Miika Nurminen avasi kokouksen. 2. LÄSNÄOLIJOIDEN KIRJAAMINEN JA ESITTELY Kokoukseen osallistujat esittelivät itsensä läsnäolijoita kirjatessa. Vesa Lappalainen ja Pauli Kujala toimivat tilaajan edustajina tietotekniikan laitokselta, Esko Korhonen ja Pekka Lampinen toimivat tilaajan edustajina yliopiston hallinnosta. Jukka Valkonen ja Jani Asikainen ovat TIMMI-järjestelmän kehittäneen YOMI OYJ:n edustajia. Jukka-Pekka Santanen on projektin vastaava ohjaaja. Teknisiä ohjaajia ovat Markku Vire (tietokannat) ja Kirsi Koponen (JSP, ei paikalla). Projektiryhmän muodostavat Jussi Mäkinen (projektipäällikkö), Toni Hilpinen, Miika Nurminen ja Marko Koivuniemi (ei paikalla). 3. AIHEPIIRIN ESITTELY PROJEKTIRYHMÄLLE JA PROJEKTIN TAUSTAA Vesa Lappalainen kuvasi salivarausprosessia opettajan kannalta: 1. Opettaja sunnittelee kurssinsa opetustapahtumien tilatarpeet (henkilömäärä, resurssit) 2. Opettaja toimittaa tilatarpeet henkilölle (esim. amanuenssi), joka suunnittelee kootusti laitoksen kurssien opetustapahtumien sijoittamisen käytössä oleviin saleihin. 3. Amanuenssi hyväksyttää suunnitellut salivaraukset opettajilla ja siirtää varaukset sali-järjestelmään (jos vahvistusoikeus) tai toimittaa varaukset eteenpäin. 4. Jos amanuenssilla ei ole varausten vahvistusoikeutta, varaukset siirtää sali-järjestelmään salivarauksista vastaava henkilö (joko yliopiston hallinnossa tai tietyllä yliopiston alueella). 5. Lopuksi salivaraukset ovat sali-järjestelmässä ja varauksista tulee vahvistus amanuenssille ja opettajalle. Esko Korhonen kuvasi salivarausprosessia hallinnon kannalta: - Yliopistolla on käytössä keskitetty varaussovellus SALI. Järjestelmällä hoidetaan periaatteessa kaikkien yliopiston tilojen varaus. - YOMI OYJ:n TIMMI-järjestelmä korvaa tähän asti käytössä olleen tekstipohjaisen SALI-järjestelmän. TIMMI-järjestelmän merkittävin etu on automaattinen salien laskutuksesta huolehtiminen, jota SALI-järjestelmä ei tue. TIMMI on Windows-sovellus, johon on saatavilla myös WEB-käyttöliittymä. - Hallinnossa on tarkoitus hankkia TIMMIn rinnalle myös yleikäyttöisempi tilahallintasovellus, jolla hallittaisiin kaikkien yliopiston tilojen (rakennukset, osastot, huoneet) vuokrausta ja laskutusta. Tulevalla järjestelmällä ei kuitenkaan todettu olevan suoraa vaikutusta TIMMIin tai KOTKAan. 4. PROJEKTIN TAVOITTEET JA AIHEEN RAJAUS Prjektin tavoitteena on, että salien varaus kurssien opetustapahtumille voidaan hoitaa alusta asti KOTKA-järjestelmällä. Varaukset voitaisiin hoitaa keskitetysti kaikkien laitoksen kurssien osalta (yleensÄ ennen lukukauden alkua, kun päätetään järjestettävistä kursseista) tai yksittäisten opetustapahtumien tarkkuudella (muutokset kurssin järjestelyissä lukukauden aikana tai järjestettäessä uutta kurssia kesken vuoden). Opetustapahtumien lisäksi saleja ja tiloja voidaan varata muuhunkin käyttöön, kuten kokoukset, kohferenssit ja maksulliset tapahtumat. Näitä tapahtumia varattaneen jatkossa TIMMI-järjestelmällä, poikkeuksena tietyn laitoksen omassa käytössä olevat kokoustilat. Näitä kokoustiloja ei ole tällä hetkellä merkitty TIMMIin. Opettajan käyttöliittymään ja tietokantaan lisätään mahdollisuus tilatarpeiden merkitsemiseen. Tilatarpeiden merkitseminen vastaa nykyisen salivarausprosessin kohtaa 2 (mainittu aihepiirin esittelyssä). Tilatarpeet tarkoittavat esim. salin paikkamäärää ja tarvittavia resursseja (esim. videotykki, liitutaulu). Resurssit voivat liittyä saliin kiinteästi tai ne voivat olla erikseen varattavia. Tietokannassa huomioidaan tilatarpeiden suunnittelu ja muokkaus, mutta varsinaista suunnitteluohjelmaa projektin puitteissa ei toteuteta. Tilatarpeiden merkitsemisen lisäksi KOTKA-järjestelmään lisätään mahdollisuus varata yksittäisiä saleja tiettyä tapahtumaa varten. (opettaja voi ehdottaa varausta ja varauksista vastaava, esim. amanuenssi vahvistaa sen, jolloin tiedot siirtyvät TIMIIin). Projektiryhmä lisää KOTKA-järjestelmään synkronoinnin TIMMI-järjestelmään (ja takaisin) niin, että KOTKA-järjestelmällä varatut tiedot välittyvät TIMMIin ja TIMMIin tehdyt salivaraukset välittyvät KOTKAn tietokantaan. Varsinainen synkronointi päätettiin hoitaa tiedostoilla. Jokaisesta TIMMIin tehdystä tapahtumasta tehdään uusi tiedosto (tiedostot numeroidaan juoksevasti, tapahtumien järjestyksen varmistamiseksi). Tiedoston sisällä kuvataan yhdellä rivillä tapahtumaan liittyvät tiedot (tarkempi formaatti päätetään viikon 40 palaverissa). Myös kyselyt ja tietojen päivitykset KOTKA-järjestelmästä TIMMIiin tehdään vastaavan muotoisilla tiedostoilla. Yksittäisten tapahtumailmoitusten lisäksi TIMMIstä tarkastetaan varausten nykytilanne säännöllisin väliajoin. Tilannetiedot saadaan muuten samalla tiedostoformaatilla kuin tapahtumailmoitukset, mutta nyt tiedoston sisällä voi olla useampia rivejä riippuen kyselyn laajuudesta (1 rivi / varaus). Synkronoinnissa on mahdollisena ongelmana on KOTKAn ja TIMMIn välillä siirrettävien tietojoukkojen yhtenäisyys, erityisesti varaavien henkilöiden tunnistamisen osalta. KOTKA-järjestelmään on määritelty henkilötunnukset, mutta TIMMIssä niitä ei ole. Yhtenäisyysongelman ratkaisusta päätetään tarkemmin, ennen kuin tiedostoformaatti lyödään lukkoon KOTKAn ja TIMMIn välillä. PÄÄTOKSET: - Projektiryhmä toteuttaa edellämainitut laajennukset KOTKA-järjestelmään (tilatarpeiden määrittely, yksittäisten tilojen varaus ja vastaavat muutokset KOTKA-järjestelmän tietokantaan) - KOTKA-järjestélmässä pidetään valmius mahdolliselle suunnitteluohjelmalle, jossa opettajien tilatarpeet optimoidaan vapaana olevien salien suhteen laitostasolla. Varsinaista suunnitteluohjelmaa ei toteuteta tässä projektissa. - Projektiryhmä sopii TIMMIä ylläpitävän projektiryhmän kanssa KOTKAn ja TIMMI-järjestelmien välillä käytettävästä tiedostoformaatista ja rajapinnasta TIMMIin. Formaatti päätetään viikon 40 palaverissa. - Projektiryhmä toteuttaa edellämainitun formaatin pohjalta KOTKAAn synkronoinnin KOTKAn ja TIMMIn välillä. 5. SOVITUT TEHTÄVÄT - Projektiryhmä määrittelee itselleen akronyymin. Vastaava ohjaaja ja tilaajan edustaja toivoivat, että projektin nimen osalta noudatetaan laitoksella perinteeksi tullutta 'K-alkuinen lintu'-linjaa. - Jukka-Pekka Santanen perustaa projektille postituslistan, kunhan projektin nimi lyödään lukkoon. Postituslistalle lisätään kokouksessa läsnäolijat, Marko Koivuniemi, Kirsi Koponen ja mahdolliset muut projektiin läheisesti liittyvät henkilöt. - Projektiryhmä pyytää Mikko Koljanderilta TIMMI-järjestelmän testiversion projektihuoneeseen. - Markku Vire perehdyttää projektiryhmän KOTKA-tietokannan rakenteeseen viikolla 39. - Pekka Lampinen tekee listan tärkeimmistä TIMMIn tulevista käyttäjistä ja lähettää heidän yhteystietonsa projektiryhmälle haastatteluja varten. - Projektiryhmä haastattelee TIMMIn tulevia käyttäjiä ja määrittelee haastattelujen perusteella tarkemmat vaatimukset uudelle järjestelmälle. Haastattelut valmistellaan ja suunnitelmat esitellään viikon 39 projektipalverissa. - YOMI OYJ:n edustajat toteuttavat TIMMIn päässä olevan tiedostorajapinnan, kunhan formaatti on päätetty. 6. PROJEKTIN AIKATAULUSTA Santanen esitteli muille palaverissa olijoille tietotekniikan laitoksen opetusprojektien yleistä aikataulua. Aikataulu muodostuu alun noin 3-6 viikon aiheeseen tutustumisesta ja suunnittelusta (1.-14.10. mennessä), jota seuraa 8-10 viikkoa kestävä toteutus, testaus ja dokumentointi (24.11.-1.12. mennessä). Lopuksi on vielä varattu noin 3 viikkoa ohjelman ja dokumenttien viimeistelyyn. Korhonen mainitsi TIMMI-järjestelmän tulevan tuotantokäyttöön 21.10. YOMI OYJ:n edustajat toteuttavat tiedostorajapinnen TIMMIin myöhemmin määriteltävänä ajankohtana. PÄÄTÖKSET: - Projekti toteutetaan Tietotekniikan laitoksen sovellusprojektien yleisen aikataulun mukaisesti. - YOMI YOJ:n edustajat toteuttavat TIMMIin tiedostorajapinnan 21.10. mennessä. 7. SEURAAVAN PALAVERIN AJANKOHTA Sovimme seuraavaksi palaveriajaksi perjantain 27.9. klo 9.00, paikkana AgC 223.1.