Tietoa dokumentista

Tekijät:

Honkonen Tapio taphonko@.jyu.fi 040 762 9083
Lamminen Turo tulammin@jyu.fi 0400 340 766
Räsänen Tuomas tuos@jyu.fi 040 777 4149
Väärämäki Tapio tapiov@jyu.fi 044 078 0780

Dokumentin nimi: Kokako-projekti, Projektisuunnitelma

Sivumäärä: 27

Tiedosto: Projektisuunnitelma.doc

Tiivistelmä: Tämä on Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitoksella toteutettavan Kokako-sovellusprojektin projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma kuluu olennaisena osana projektin suunnitteluun ja läpivientiin. Suunitelmassa selvitetään projektin läpivientiä, työkäytänteitä, hallintaa, resursseja ja aikataulutusta.

Avainsanat: ajankäytönseuranta, dokumentointi, ajankäytönsuunnitelma, resurssit, projektisuunnitelma, sovellusprojekti.

Muutoshistoria

Versio	Päivämäärä	Muutokset	Tekijät
0.1	13.2.2006	Alustavan ajankäyttösuunnitelman laatiminen alkoi.	Honkonen Tapio
0.12	15.2.2006	Alustavan ajankäyttösuunnitelman laatiminen jatkui.	Honkonen Tapio
0.14	17.2.2006	Ajankäyttösuunnitelman viimeistely.	Honkonen Tapio
0.16	22.2.2006	Gantt-kaavion laadinta alkoi.	Honkonen Tapio
0.18	23.2.2006	Gantt-kaavion laadinta jatkui.	Honkonen Tapio
0.19	23.2.2006	Gantt-kaavion viimeistely.	Honkonen Tapio
0.2	1.3.2006	Projektisuunnitelman kirjoittaminen alkoi.	Honkonen Tapio
0.25	2.3.2006	Projektisuunnitelman kirjoittaminen jatkui	Honkonen Tapio
0.3	3.3.2006	Projektisuunnitelma viimeisteltiin ensimmäiseen tarkastukseen.	Honkonen Tapio
0.35	7.3.2006	Projektisuunnitelman korjaus aloitettiin ensimmäisen tarkastuskierroksen kommenttien mukaan.	Honkonen Tapio
0.4	8.3.2006	Projektisuunnitelma korjattiin ensimmäisen tarkastuskierroksien kommenttien mukaan ja toimitettiin tarkastukseen.	Honkonen Tapio
0.42	10.3.2006	Projektisuunnitelman korjaus aloitettiin toisen tarkastuksen kommenttien mukaan.	Honkonen Tapio
0.45	13.3.2006	Projektisuunnitelman korjaus jatkui toisen tarkastuksen kommenttien mukaan ja se toimitettiin tarkastukseen.	Honkonen Tapio
0.5	14.3.2006	Projektisuunnitelma viimeisteltiin ja toimitettiin yleiseen tarkasteluun.	Honkonen Tapio
0.9	22.3.2006	Projektisuunnitelma viimeisteltiin asiakkaan antamien kommenttien mukaan.	Honkonen Tapio
0.95	27.3.2006	Projektisuunnitelma viimeisteltiin allekirjoitusta varten.	Honkonen Tapio
1.0	28.3.2006	Projektisuunnitelma allekirjoitettiin

Tietoa projektista

Kokako-projekti jatkaa opinto-oppaan XML-pohjaisen monikanavajulkaisujärjestelmän kehittämistä Jyväskylän yliopiston Informaatioteknologian tiedekunnalle. Julkaisujärjestelmää on tarkoitus kehittää helppokäyttöisemmäksi ja yleisemmäksi niin, että sitä voisi mahdollisesti käyttää vastaaviin tarkoituksiin esimerkiksi muissa tiedekunnissa. Ensisijaisesti on tarkoitus toteuttaa ympäristö opinto-oppaaseen tulevien XML-dokumenttien laadintaan ja muokkaukseen Xoo-projektin laatiman luku.dtd:n mukaisiksi dokumenteiksi. Tämän jälkeen on tarkoitus toteuttaa olemassa olevaan koostamistyökaluun helppokäyttöisempi käyttöliittymä sekä dokumenttien käsittelyssä tarvittava versionhallinta

Tekijät:

Honkonen Tapio taphonko@.jyu.fi 040 762 9083
Lamminen Turo tulammin@jyu.fi 0400 340 766
Räsänen Tuomas tuos@jyu.fi 040 777 4149
Väärämäki Tapio tapiov@jyu.fi 044 078 0780

Tilaaja:

· Ihanainen Eija opintoasiat@it.jyu.fi 014 260 2791

· Auer Antti auer@jyu.fi 014 260 4319

· Honkaranta Anne anne.honkaranta@it.jyu.fi 050 357 3002

· Nurminen Miika minurmin@jyu.fi 014 260 2530

· Lappalainen Vesa vesal@mit.jyu.fi 014 260 2722

Ohjaajat:

Korhonen Vesa vkorhone@mit.jyu.fi 014 260 4976
Suomalainen Matti msuomal@jyu.fi 044 321 4236

Yhteystiedot:

Sähköpostilistat: kokako06@korppi.jyu.fi

kokako06_opetus@korppi.jyu.fi

kokako_opis.group@korppi.jyu.fi

Sähköpostiarkistot: https://korppi.jyu.fi/list-archive/kokako06

https://korppi.jyu.fi/list-archive/kokako06_opetus

Työhuone: AgC223.3 / puh. 014 260 4966

Sisältö

1 Johdanto.. 1

2 Projektiin liittyvä termistö.. 2

3 Taustaa.. 3

3.1 XooZoo-projekti 3

3.2 Xoo-projekti 3

3.3 Kokako-projektin lähtökohdat. 3

4 Tavoitteet.. 4

4.1 Julkaisuprosessi 4

4.1.1 OpenOffice ja XSLT. 5

4.1.2 Versionhallinta. 5

4.1.3 Koostamistyökalu. 5

4.2 Ohjelmistot. 6

4.2.1 Integrointi 6

4.2.2 Testaus. 6

4.3 Suunnittelu- sekä raportointidokumentit. 6

4.3.1 Projektisuunnitelma. 6

4.3.2 Vaatimusmäärittely. 6

4.3.3 Sovellussuunnitelma. 6

4.3.4 Palaverien pöytäkirjat, projekti- ja sovellusraportti 7

4.4 Projektiryhmän oppimistavoitteet. 7

5 Organisaatio ja resurssit.. 8

5.1 Projektin henkilöt ja yhteystiedot. 8

5.1.1 Projektiryhmä. 8

5.1.2 Ohjaajat 8

5.1.3 Tilaajan edustajat 9

5.2 Työtilat, laitteet, ohjelmistot ja tuki 10

5.3 Perehdytykset. 10

6 Tehtävät, työmäärät ja työnjako.. 11

6.1 Ajankäyttösuunnitelma.. 11

6.2 Projektin aikataulu.. 12

6.3 Projektin jäsenten tehtävät. 13

7 Riskit, niiden seuranta ja hallinta.. 14

7.1 Projektin vaatimusten epätarkkuus. 14

7.2 Projektikokemuksen puute.. 14

7.3 Projektin lähtökohtiin perehdyttämisen puute.. 15

7.4 Viestinnän ongelmat. 15

7.5 Dokumentoinnin puute.. 15

7.6 Laitteistoviat. 15

7.7 Versionhallinnan puutteellinen käyttö.. 16

7.8 Integrointiongelmat. 16

7.9 Käytettävien työkalujen sopimattomuus. 16

7.10 Ohjauksen puute.. 16

7.11 Sairastuminen.. 16

8 Projektin hallintatavat.. 17

8.1 Hallinta.. 17

8.1.1 Ajankäyttö ja tehtävät 17

8.1.2 Tiedostojen hallinta. 17

8.1.3 Dokumentointi 17

8.2 Tiedotus. 18

8.3 Palaverit. 18

8.3.1 Raportointi 18

8.3.2 Katselmoinnit 18

8.3.3 Versiointi 18

9 Testaus. 19

9.1 Testaus osa 1. 19

9.2 Testaus osa 2. 19

10 Yhteenveto.. 20

Kuvaluettelo

Kuva 1: Julkaisuprosessi 4

Kuva 2: Ajankäyttösuunnitelma. 11

Kuva 3: Gantt-kaavio projektin aikataulusta. 12

Taulukkoluettelo

Taulukko 1: Projektiryhmän yhteystiedot 8

Taulukko 2: Ohjaajien yhteystiedot 8

Taulukko 3: Tilaajan edustajien yhteystiedot 9

Taulukko 4: Projektiin kohdistuvat riskit 14

1 Johdanto

Kokako-projekti on kevään -06 Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitoksen sovellusprojekti. Projekti kehittää opinto-oppaan laatimis- ja koostamistyökalua Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian tiedekunnalle. Työkalusta on tarkoitus laatia niin yleis- ja helppokäyttöinen, että sitä on mahdollista käyttää vastaaviin tarkoituksiin esimerkiksi muissa tiedekunnissa. Sitä tulee käyttämään kaksi eri käyttäjäryhmää, dokumentin sisällöntuottaja ja koostaja. Työkalun tarkoituksena on tehdä lähdedokumenteista yhtenäisiä, ja täten helpottaa koostajan työtä automatisoimalla koostamisprosessia.

Kokako-projekti on jatkoa XooZoo- ja Xoo-projekteille. XooZoo-projektin tehtävänä oli IT-tiedekunnan opinto-oppaan hallinnan, sisällön ja rakenteen kehittäminen. Projekti keskittyi tutkimukseen ja suunnitteluun. Käytännön toteutukselle jäi vähemmän aikaa, ja niinpä projekti jatkui Xoo-jatko-projektilla, jonka tehtävänä oli viedä XooZoo-projektissa aloitettu työ loppuun.

Xoo-projekti koosti IT-tiedekunnalle opinto-oppaan XooZoo-projektissa saatujen tuloksien pohjalta. Koostamistyössä havaittiin kuitenkin vielä useita puutteita, joista halutaan eroon. Nyt Kokako-projektin tehtävänä on jatkaa koostamisjärjestelmän kehittämistä edelleen.

Kokako-projektin kesto on neljä kuukautta, ja se on valmis viimeistään 31.5.2006. Ensisijaisesti on tarkoitus toteuttaa ympäristö opinto-oppaaseen tulevien XML-dokumenttien laadintaan XooZoo-projektin laatiman luku.dtd-määrityksen mukaiseksi. Tämän jälkeen on tarkoitus toteuttaa olemassa olevaan koostamistyökaluun helppokäyttöisempi käyttöliittymä sekä dokumenttien käsittelyyn tarvittava versionhallinta.

2 Projektiin liittyvä termistö

Tässä luvussa kuvataan projektisuunnitelmassa esille tulleita termejä.

XML (eXtensible Markup Language	on metakieli, jolla määritellään rakenteisia merkkauskieliä. XML- ja HTML-merkkauskielten erona on se, että HTML-merkkauskielessä käytetään ennalta määriteltyjä merkkaustunnisteita, kun taas XML-merkkauskielen dokumenteille voi laatia sovellus- ja aihekohtaisia omia merkkauskieliä skeemamääritystä käyttäen. XML siis tarjoaa syntaksin ja merkkaussäännöt, joiden pohjalta voidaan määritellä omia merkkauskieliä.
DTD (Document Type Definition)	Määrittää rakenteisen dokumentin skeeman. Tämän avulla XML-prosessorille kerrotaan mitä elementtejä ja attribuutteja dokumentti saa sisältää, missä järjestyksessä ne saavat ilmetä ja mitkä ovat niiden keskinäiset suhteet.
Luku.dtd	on opinto-oppaan koostamistyökalun käyttämä DTD. Tämä on opinto-oppaan tekstilukujen käyttämä DTD-määritys. (Opinto-oppaan koostaminen perustuu kooste.dtd-määritykseen).
OpenOffice 2.0	on Microsoft Officen kaltainen ohjelma, josta löytyy hyvin pitkälti samat ominaisuudet. OpenOfficea on tarkoitus käyttää dokumenttien tuottamis- ja muokkausohjelmana opinto-oppaan tuottamisprosessissa.
XSLT (Extensible Style Language and Transformations)	on laajasti käytetty XML-dokumenttin muunnoskieli. Tyypillisiä XSLT:n sovelluskohteita ovat XML-aineiston muunnokset toiseen XML-merkkauskielen mukaiseksi, HTML-muotoon tai tekstiksi.

3 Taustaa

Tässä luvussa selvitetään, mitkä ovat Kokako-projektin lähtökohdat. Lisäksi luvussa kuvataan projektin taustaa, kuten tätä projektia edeltäneitä XooZoo- ja Xoo-projekteja.

3.1 XooZoo-projekti

XooZoo-projektin tarkoituksena oli kartoittaa IT-tiedekunnan opiskelijoiden mielipiteitä opinto-oppaasta, selvittää oppaan laadintaprosessin ongelmakohdat ja esittää niihin parannusehdotuksia. Lisäksi, mikä tämän tutkimuksen kannalta on tärkeintä, projektin tehtävänä oli laatia alustavat XML-määritykset opinto-oppaan laadintaprosessin teknologiaperustaksi sekä oppaan monikanavajulkaisun tueksi.

3.2 Xoo-projekti

XooZoo-projektin jälkeen kehittämistyötä jatkoi tiedekunnan yhteinen työryhmä. Jatkokehittäminen tarkoitti käytännössä IT-tiedekunnan lukuvuoden 2005–2006 opinto-oppaiden tuottamista XooZoo-projektin tuotosten pohjalta, koostamista ja monikanavajulkaisua XML-kielen ja XooZoo-projektissa luotujen DTD:n avulla sekä opinto-oppaiden uuden julkaisujärjestelmän rakentamista, pilotointia, testausta ja dokumentointia.

3.3 Kokako-projektin lähtökohdat

Projektin lähtökohtana on lähteä kehittämään edelleen XooZoo- ja Xoo-projektien tuotoksia. Korkein prioriteetti on luoda yhtenäinen tuottamisympäristö opinto-oppaan dokumenteille ja niiden muuntaminen Xoo-projektin luoman koostamisohjelman typpimääritysten mukaiseksi. Tämän lisäksi tuottamisprosessiin lisätään versionhallinta. Lisäksi tarkoitus on luoda graafinen käyttöliittymä kyseiseen koostamisohjelmaan ja versionhallintaan tai sitten käyttää olemassa olevia työkaluja. Tarvittavien työkalujen selvittäminen on myös projektin vastuulla.

4 Tavoitteet

Tässä luvussa kuvataan projektin tavoitteita osa-alueittain liittyen julkaisuprosessiin, ohjelmistoihin, projektin dokumentteihin ja projektiryhmän tavoitteisiin.

4.1 Julkaisuprosessi

Kuva 1 esittää miten opinto-oppaan julkaisuprosessi etenee. Projektin tavoitteet ovat jäsennettävissä tämän kuvauksen perusteella.

Kuva 1: Julkaisuprosessi

4.1.1 OpenOffice ja XSLT

Tavoitteena on saada aikaan helppokäyttöinen dokumenttien luomisympäristö, jossa voi luoda ja muokata opinto-oppaan dokumentteja. Itse XML-merkkaus ja XSLT-muunnokset eivät näy käyttäjälle ollenkaan, vaan käyttäjä ainoastaan tuottaa sisältötekstiä ohjelman dokumenttipohjaan määrteltyjä tyylejä käyttäen. Sisällöntuottajan laatimasta OpenOffice-dokumentista muunnetaan XSLT-muunnoksia käyttäen luku.dtd:n mukainen XML-dokumentti. Toisin sanoen loppukäyttäjät /sisällöntuottajat voivat luoda uusia ja muokata vanhoja opinto-opas dokumentteja. Lisäksi käyttöön otetaan mukaan versionhallinta.

4.1.2 Versionhallinta

Versionhallinnan tarkoitus suojata dokumentteja samanaikaisilta muutoksilta, tallentaa dokumenttien elinkaaren aikaiset tekstimuutokset mahdollista palautustarvetta varten, sekä antaa tietoa dokumenttien elinkaaren tilasta ja valmiusasteesta; onko dokumentti esimerkiksi vasta luonnosasteella, vai jo valmis julkaistavaksi. Versionhallinnan avulla voidaan siis palauttaa voimaan vanhempi versio dokumentista. Tarkoituksena siis päästä eroon mahdollisuudesta, että jo tehtyjä dokumentteja tai osia niistä katoaisi. Versionhallinnasta selviää missä vaiheessa dokumentin tuotanto on, eli onko se keskeneräinen vai valmis koosteeseen. Kyseisen versionhallinnan käyttöliittymässä on myös kiinnitettävä huomiota sen helppokäyttöisyyteen, koska dokumenttien tuottajat eivät todennäköisesti tunne järjestelmän toimintaperiaatteita. Version- ja dokumenttien hallintaan kehitetään mahdollisesti käyttöliittymä, joka on myös osa koostamissovelluksen käyttöliittymään.

4.1.3 Koostamistyökalu

Tällä hetkellä olemassa olevaan koostamistyökaluun on tavoitteena luoda helppokäyttöinen graafinen käyttöliittymä, tai sisällyttää se johonkin olemassa olevaan koostamistyökaluun. Koostamistyökalun on tarkoitus olla käytössä vain hyvin rajatulle käyttäjäryhmälle, joka ymmärtää koostamisen toiminnan ja koostaa opinto-oppaan julkaisua varten.

4.2 Ohjelmistot

Seuraavassa kuvataan ohjelmistojen testauksen ja integroinnin tavoitteita.

4.2.1 Integrointi

Projektin loppuvaiheessa tavoitteena on integroida sovelluksen osat toimimaan kokonaisuutena. Projektin vaiheet jakautuvat siten, että ensiksi toteutetaan OpenOfficeen asiakirjamalli, jota käytetään dokumenttien laadinnassa ja muokkaamisessa, sekä XSLT-muunnokset OpenOffice-formaatissa olevista dokumenteista luku.dtd:n mukaisiksi XML-dokumenteiksi. Tämän jälkeen on vuorossa koostamistyökalun graafinen käyttöliittymä ja versionhallinta sekä sen käyttöliittymä. Nämä käyttöliittymät todennäköisesti yhdistetään yhdeksi käyttöliittymäksi, johon eri käyttäjäryhmillä on erilaiset käyttöoikeudet. Lopuksi näiden toiminta integroidaan keskenään. Pyrkimyksenä on ottaa huomioon jo toteutusvaiheessa mahdolliset integrointiin liittyvät ongelmat.

4.2.2 Testaus

Testauksen tavoitteena on varmistaa, että oppaan laatimisprosessi sisällön tuottamisesta julkaisuun asti toimii. Lisäksi tarkistetaan, että on otettu tarvittavat käyttöön liittyvät asiat huomioon.

4.3 Suunnittelu- sekä raportointidokumentit

Nämä dokumentit kuvaavat projektin suunnittelua ja läpivientiä. Osa dokumenteista on suunnitteludokumentteja ja osa raportointidokumentteja.

4.3.1 Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin käytänteitä ja se toimii suunnitteludokumenttina projektin läpiviennissä. Se sisältää kuvauksen projektin luonteesta, sen tavoitteista ja käytänteistä. Lisäksi siihen sisältyvät aikataulusuunnitelmat ja työnjako projektiryhmän kesken. Suunnitelmasta ilmenevät myös projektin käytettävissä olevat resurssit.

4.3.2 Vaatimusmäärittely

Vaatimusmäärittelyssä kuvataan ne vaatimukset, mitä järjestelmän eri osilla on, sekä toiminta yleisellä tasolla. Lisäksi siinä kuvataan kyseisen opinto-oppaan koostamisprosessi prosessi- ja käyttötapauskuvausten avulla. Vaatimusmäärittely hahmottaa projektiryhmälle vaatimuksen, joiden perusteella lähdetään suunnittelemaan ja toteuttamaan sovellusta. Sen pohjalta toteutetaan sovellussuunnitelmaa.

4.3.3 Sovellussuunnitelma

Sovellussuunnitelma kuvaa, miten tilaajan kanssa määritellyt vaatimukset toteutetaan ja mitä työkaluja käytetään. Lisäksi se kuvaa myös minkälaisista teknisistä osista tuotettava sovellus koostuu ja miten ne toteutetaan. Sovellussuunnitelma laaditaan vaatimusmäärittelyn perusteella, jotta sovellus tulisi olemaan vaatimusten mukainen.

4.3.4 Palaverien pöytäkirjat, projekti- ja sovellusraportti

Palaverin pöytäkirjoista selviää, miten projekti on edennyt ja mitä päätöksiä on tehty. Projekti- ja sovellusraportti kuvaavat, miten projektin eri osa-alueet ovat toteutuneet edellä mainittuihin suunnitelmiin verrattuna.

4.4 Projektiryhmän oppimistavoitteet

Ryhmän tavoitteena on hankkia kokemusta projektiryhmässä toimimisesta sekä erilaisista tehtävistä sen sisällä. Kurinalaisen työskentelyn ja ajanhallinnan taidon kehittäminen on oleellinen osa projektia. Virallisten dokumenttien kirjoitusasu ja tyyli ovat myös yksi oppimistavoitteista. Lisäksi XML-kielen opettelu ja sen käyttö on yleissivistävää ja hyödyllistä. Projektin yhteydessä käytettävät apuohjelmat, kuten CVS ja Bugzilla, ovat hyödyllisiä ja yleiskäyttöisiä ohjelmia, joita myös hyödynnetään mahdollisesti monen muunkin projektin yhteydessä. Projektin aikana tehtävä käyttöliittymän suunnittelu ja toteutus antaa näkökulmia käytettävyyteen ja asioihin, mitä käytettävyydessä tulee ottaa huomioon. Myös projektiin liittyvät tekijänoikeuskeskustelut antavat mallia, miten tällaiset asiat tulisi hoitaa. Nämä kaikki seikat antavat hyviä vinkkejä ja lähtökohtia työelämään astuttaessa.

5 Organisaatio ja resurssit

Luvussa kuvataan projektiorganisaatio ja projektin käytössä olevat resurssit.

5.1 Projektin henkilöt ja yhteystiedot

Seuraavista kohdista selviävät projektiin liittyvät henkilöt ja heidän yhteystietonsa.

5.1.1 Projektiryhmä

Ryhmän jäseniä ovat

Honkonen Tapio, fil. yo, jonka erityisosaaminen keskittyy aikuiskoulutukseen ja sulautettuihin järjestelmiin.
Lamminen Turo, fil. yo, jonka erityisosaaminen keskittyy ohjelmistotekniikkaan.
Räsänen Tuomas, fil. yo, jonka erityisosaaminen keskittyy ohjelmistotekniikkaan.
Väärämäki Tapio, fil. yo, jonka erityisosaaminen keskittyy tietoliikenteeseen.

Ryhmän jäsenten yhteystiedot on kuvattu taulukossa 1.

Nimi	Sähköposti	Puhelin
Honkonen Tapio	taphonko@jyu.fi	040 762 9083
Lamminen Turo	tulammin@jyu.fi	0400 340 766
Räsänen Tuomas	tuos@jyu.fi	040 777 4149
Väärämäki Tapio	tapiov@jyu.fi	044 078 0780

Taulukko 1: Projektiryhmän yhteystiedot

5.1.2 Ohjaajat

Projektia ohjaavat

· Korhonen Vesa, yliopistonopettaja, vastaava ohjaaja

· Suomalainen Matti, tekninen ohjaaja

Ohjaajien yhteystiedot ovat kuvattu taulukossa 2.

Nimi	Sähköposti	Puhelin
Korhonen Vesa	vkorhone@mit.jyu.fi	014 260 4976
Suomalainen Matti	msuomal@jyu.fi	044 321 4236

Taulukko 2: Ohjaajien yhteystiedot

5.1.3 Tilaajan edustajat

Tilaajan edustajina toimivat

Ihanainen Eija, opintoasiainpäällikkö, Informaatioteknologian tiedekunta
Auer Antti, koordinaattori, Virtuaaliyliopisto
Honkaranta Anne, lehtori, tekninen neuvonantaja, Informaatioteknologian tiedekunta
Nurminen Miika, suunnittelija, tekninen neuvonantaja, Informaatioteknologian tiedekunta
Lappalainen Vesa, lehtori, tekninen neuvonantaja, Informaatioteknologian tiedekunta

Tilaajan edustajien yhteystiedot on kuvattu taulukossa 3.

Nimi	Sähköposti	Puhelin
Ihanainen Eija	opintoasiat@it.jyu.fi	014 260 2791
Auer Antti	auer@jyu.fi	014 260 4319
Honkaranta Anne	anne.honkaranta@it.jyu.fi	014 260 3041
Nurminen Miika	minurmin@jyu.fi	014 260 2530
Lappalainen Vesa	vesal@mit.jyu.fi	014 260 2722

Taulukko 3: Tilaajan edustajien yhteystiedot

5.2 Työtilat, laitteet, ohjelmistot ja tuki

Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitos on luovuttanut projektiryhmän käyttöön lukittavan huoneen AgC223.3. Kyseisestä tilasta löytyy kolme Windows XP SP2- ja yksi Linux- käyttöjärjestelmällä varustettua tietokonetta. Lisäksi yhteen tietokoneeseen on asennettu MS Project 2000-, Oxygen 7.1- ja Altova XMLSpy prof 2004-ohjelmisto. Muut mahdollisesti projektin tarvitsemat ohjelmistot projektiryhmä saa Informaatioteknologian tiedekunnan ATK-tuen kautta, joka toimii myös projektin ATK-tukena. Lisäksi ryhmällä on käytössä tarvittaessa tietotekniikan laitoksen sovellusprojektien MiniDisc-tallennin, digitaalikamera, digitaalisanelin, 2 kannettavaa tietokonetta, videoprojektori, kopiokone, kokoustila (AgC223.1) sekä projektitiloista löytyvät tulostin, tee- ja kahvinkeitin.

5.3 Perehdytykset

Sovellusprojektien käytännön perehdytykset hoitaa tietotekniikan laitos sovellusprojektien oheiskurssin muodossa. Projektiryhmän perehdytyksen olemassa olevaan opinto-oppaan koostamisohjelmaan hoitaa Miika Nurminen ja XML- sekä XSLT-perehdytykset hoitaa Anne Honkaranta.

6 Tehtävät, työmäärät ja työnjako

6.1 Ajankäyttösuunnitelma

Kuva 2 kuvaa ryhmän jäsenten vastuualueet sekä suunnitellun ajankäytön. Tehtävät on jaettu tehtäväkokonaisuuksiin.

Kuva 2: Ajankäyttösuunnitelma

6.2 Projektin aikataulu

Kuva 3 kuvaa projektin aikataulua ja miten kukin osio kuormittaa ryhmän jäseniä. Projektin aikataulusta selviää sovitut päivämäärät, milloin tietyt osiot ovat valmiina. Projektisuunnitelma on asiakkaan tarkastettavana 14.3.2006 ja sovellussuunnitelma 26.4.2006. Itse sovellus on valmiina 15.5.2006.

Kuva 3: Gantt-kaavio projektin aikataulusta

6.3 Projektin jäsenten tehtävät

Projektin jäsenten tehtävät jakautuvat karkeasti jaoteltuina seuraavasti: Tapio Honkonen toimii projektipäällikkönä ja hoitaa asiaan kuuluvat suunnittelut sekä projektin seurannan. Hän osallistuu myös XSLT:n liittyviin suunnittelu- ja toteutustehtäviin. Tapio Väärämäki hoitaa suurimman osan projektin dokumentoinnista ja osallistuu myös toteutusvaiheen tehtäviin. Turo Lamminen ja Tuomas Räsänen kantavat päävastuun järjestelmän suunnittelusta ja toteutuksesta. Tarkemmin työjako selviää kuvasta 2, jossa on yksityiskohtaisesti kuvattu, mikä on kunkin ryhmän jäsenen vastuualue. Näiden tehtävien sijoittuminen kalenteriajan suhteen selviää kuvasta 3, josta myös ilmenee kunkin jäsenen kuormitus projektin läpiviennin aikana.

7 Riskit, niiden seuranta ja hallinta

Luvussa esitellään projektin edetessä eteen tulevia riskejä, miten niihin reagoidaan, sekä mitä toimia ja käytänteitä käytetään niiden ehkäisemiseksi.

Taulukko 4 kuvaa projektiin kohdistuvia riskejä.

Riski	Todennäköisyys	Haitta
Projektin vaatimusten epätarkkuus	Keskinkertainen	Keskinkertainen
Projektikokemuksen puute	Korkea	Matala
Projektin lähtökohtiin perehdyttämisen puute	Matala	Korkea
Viestinnän ongelmat	Matala	Keskinkertainen
Dokumentoinnin puute	Matala	Korkea
Laitteistoviat	Matala	Korkea
Versionhallinnan puutteellinen käyttö	Matala	Keskinkertainen
Integrointiongelmat	Keskinkertainen	Keskinkertainen
Käytettävien työkalujen sopimattomuus	Matala	Korkea
Ohjauksen puute	Keskinkertainen	Korkea
Sairastuminen	Pieni	Keskinkertainen

Taulukko 4: Projektiin kohdistuvat riskit

7.1 Projektin vaatimusten epätarkkuus

Vaatimusmäärittely on oleellinen osa projektin käynnistystä ja sitä miten projekti etenee. Riskin toteutuminen pyritään estämään ja hallinnoimaan tekemällä mahdollisimman tarkka vaatimusmäärittely asiakkaan kanssa. Projektin luonteen vuoksi on myös syytä ottaa huomioon mitkä asiat ovat prioriteetiltaan korkeimmat, jolloin voidaan tehdä tärkeimmät osa-alueet ensiksi valmiiksi. Jos riski toteutuu, kutsutaan koolle palaveri asiakkaan kanssa mahdollisimman nopeasti ja keskustellaan kyseisestä vaatimuksesta. Riskin toteutuminen tulee ilmi erimielisyyksinä asiakkaan kanssa toteutukseen liittyvistä asioista.

7.2 Projektikokemuksen puute

Suurimmalle osalle ryhmän jäsenistä projektiluontoinen työskentely on uutta, mikä voi aiheuttaa ongelmia projektin sisäisen työnjaon ja työskentelyn suhteen. Myös käytännön hallinnointi voi tuottaa hankaluuksia kokemuksen puutteen vuoksi. Kyseisen riskin toteutumisen huomaa, jos projektiryhmä ei tahdo saada mitään aikaiseksi. Tämä riski tuskin toteutuu, koska ryhmä on motivoitunut projektiin ja näin ollen kaikki uudet asiat ovat haasteita ja opettelun arvoisia. Hallinnollisesti myös hyvin laaditut projektin suunnitteludokumentit auttavat hallitsemaan ja ehkäisemään ongelmatapauksia. Riskin uhatessa pyydetään projektin ohjaajilta lisää ohjausta käytännön asioissa.

7.3 Projektin lähtökohtiin perehdyttämisen puute

Projektin on kahden edellisen projektin jatkoprojekti, joten tämä tuo tullessaan haasteita niin projektiryhmälle kuin asiakkaalle. Ongelmaksi voi osoittautua vanhan järjestelmän tietämyksen siirto projektiryhmälle asiakkaan asiantuntijoilta. Riskin toteutumisen mahdollisuus on pieni, koska asiakkaan tekninen tuki on helposti saatavilla aiempiin projekteihin ja olemassa olevaan työkaluun liittyen. Tämän riskin havaitsee, jos edellisen sovelluksen tulkinnassa on ongelmia ja syntyy paljon väärinkäsityksiä. Jos tämä toteutuu, otetaan välittömästi yhteyttä asiakkaan tekniseen neuvontaan ja pyydetään heiltä lisää perehdytystä.

7.4 Viestinnän ongelmat

Projektin viestinnän ongelmia saattaa syntyä projektiryhmän päällekkäisten kurssien vuoksi sekä töissä olevien tilaajan edustajien kiireiden vuoksi. Näitä ongelmia pyrimme ehkäisemään laittamalla dokumentoinnit projektin Internet-sivuille, josta ne voi lukea mihin aikaan tahansa. Myös palaverien ajankohdat pyritään suunnittelemaan niin, että mahdollisimman moni pääsee paikalle, mielellään kaikki. Lisäksi projektin kommunikointiin käytetään sille luotuja sähköpostilistoja, joiden kautta tieto kulkee kaikille. Jos projektin jäsenet eivät ole tietoisia, mitä projektissa tapahtuu, se on merkki tämän riskin uhasta. Riskin toteutuessa lisätään tiedotusta listoilla ja palavereissa.

7.5 Dokumentoinnin puute

Dokumentoinnin puute hankaloittaa projektin läpiviemistä ja lisäksi aiheuttaa suuria ongelmia mahdollisille jatkoprojekteille. Niinpä pyrimme pitämään dokumentoinnin ja koodin kommentoinnin mahdollisimman selkeänä ja tarkkana, jolloin säästytään ylimääräiseltä työltä myöhemmin. Etenkin projektin läpiviennin aikana pyrimme tekemään raportteja kustakin vaiheesta ja sen läpiviennistä. Dokumentoinnin puutteen uhkaa on vaikea huomata, koska se vaikuttaa kaikkiin projektin osa-alueisiin. Uhan toteutuessa ja kun se on huomattu, tehdään dokumentointia tarkemmin ja korjataan olemassa olevia dokumentteja.

7.6 Laitteistoviat

Laitteissa ilmenevät tekniset viat saattavat aiheuttaa tiedon katoamista ja näin ollen pilata jopa viikkojen mittaisen työn. Tämä riski on olemassa koko projektin ajan ja näin ollen siihen on varauduttava koko ajan. Tämä tapahtuu käyttämällä versionhallintaa oikein ja varmistamalla, että tärkeät dokumentit ovat kunnolla tallessa. Lisäksi projektin käytössä oleva verkkolevy on nauhavarmistettu, jotta levyrikon tapahtuessa eivät katoaisi kuin viimeisimmät versiot. Riskin ilmenemismuotoja ovat esimerkiksi verkkolevyn katoaminen, koneen kaatuilu, koneen käynnistysongelmat ja verkkoyhteyksien katoaminen.

7.7 Versionhallinnan puutteellinen käyttö

Jos versionhallintaa ei käytetä kunnolla projektin aikana, se saattaa aiheuttaa yllättävän suuria ongelmia. Versionhallinnan käyttö on läheisessä suhteessa laitteistovikoihin, joihin liittyviä riskejä esiteltiin edellä. Lisäksi käyttäjien virheistä toipumiseen voidaan käyttää versionhallintaa, esimerkiksi kun halutaan palauttaa jokin aiempi dokumentti. CVS-palvelimella tiedot pysyvät tallessa ja niistä on versiohistoria, josta näkyy mitä muutoksia ja milloin muutokset on tehty. Näiden perusteella voidaan palauttaa voimaan mikä versio tahansa. Tämän riskin uhatessa pyritään versionhallinnan käyttöä tehostamaan ja laittamaan versionhallinnan ulkopuolella olevat tärkeät dokumentit sinne.

7.8 Integrointiongelmat

Projekti on jaettu näennäisesti kolmeen osaan, OpenOffice ja XSLT-muunnokset, versionhallinta sekä käyttöliittymä ja testaus. Yhteensopivuusongelmia voi tulla integroidessa olemassa olevaa järjestelmää siihen tehtyyn käyttöliittymään ja tästä edelleen itse tuottamistyökaluihin. Tämä ongelma voi tulla vastaan aika myöhäisessä vaiheessa projektia ja sitä pyritään ehkäisemään ottamalla mahdollisia kriittisiä kohtia huomioon tuotettaessa eri komponentteja. Integrointiongelmien haitat kasvavat mahdollisesti suuriksi, jos ne ilmenevät ihan projektin loppuvaiheessa, jolloin on muutenkin kiire.

7.9 Käytettävien työkalujen sopimattomuus

Tämä ongelma kohdistuu lähinnä työkaluihin, joita muokataan tuottamis- ja koostamisprosessia varten. Jokin yhteensopivuusongelma voi tulla vastaan vasta hyvin myöhäisessä vaiheessa kyseisen työkalun muokkaamista tehtävään sopivaksi. Tämä pyritään ehkäisemään tutkimalla ja testaamalla työkalua ennen sen muokkaamiseen ryhtymistä. Riskin ilmetessä tehdään vaatimusten priorisointi uudelleen resurssien mukaan.

7.10 Ohjauksen puute

Projektiin kuuluu paljon uusiin työkaluihin, ohjelmistoihin ja kieliin tutustumista. Jos näihin ei saada kunnon perehdytystä, se hidastaa projektin etenemistä huomattavasti. Riski ei todennäköisesti toteudu johtuen asiakkaan ja ohjaajien valmiudesta perehdyttää ryhmää mainittuihin alueisiin. Jonkun ohjaajan poissa ollessa käännytään toisen ohjaajan puoleen, jolla voisi olla kokemusta aihealueesta. Mikäli yhteisiä palaveriaikoja ei löydy, niin ohjaus yritetään järjestää sähköpostikeskusteluilla tai esimerkeillä ongelmista.

7.11 Sairastuminen

Ryhmän jäsenet voivat sairastua tai joutua onnettomuuteen projektin läpiviennin aikana, mikä voi aiheuttaa pitkiä poissaoloja ja johtaa projektin työpanoksen pienenemisen. Riskiä voidaan ehkäistä projektiryhmän hyvällä sisäisellä kommunikaatiolla ja työnjaolla. Näin mahdolliset poissaolot eivät välttämättä aiheuta selkeää viivästymistä projektin läpiviennissä.

8 Projektin hallintatavat

Tämä luku kuvaa projektin käytänteitä ja läpivientiä palaverien, dokumentaatioiden ja tiedostojen osalta.

8.1 Hallinta

Tässä osiossa selviävät projektin yleiset hallintakäytänteet liittyen ajankäyttöön, dokumentointiin ja tiedostoihin.

8.1.1 Ajankäyttö ja tehtävät

Projektipäällikkö määrittelee ja suunnittelee ryhmän ajankäytön MS Project-aikataulunhallintaohjelmalla. Jos asiakkaalle esitettyyn suunnitelmaan tulee muutoksia projektin edetessä, niistä keskustellaan palavereissa asiakkaan kanssa.

8.1.2 Tiedostojen hallinta

Projektiryhmällä on käytössä oma kotihakemisto, johon luodaan jokaiselle yksi henkilökohtainen hakemisto. Tämän lisäksi luodaan yksi yhteinen hakemisto, joka sisältää projektia koskevat ohjeet, esimerkit sekä ajankäytönseurantaan liittyvät dokumentit. Lisäksi projekti käyttää CVS-versionhallintajärjestelmää, johon luodaan seuraavat hakemistot: dokumentit, softa, webbisivut. Näistä dokumentit-hakemisto sisältää kaikki projektiin liittyvät dokumentoinnit poislukien pöytäkirjat ja esityslistat, jotka löytyvät webbisivut-hakemistosta itse sivujen lisäksi. Webbisivut-hakemisto sisältää alihakemiston tiedostot, josta löytyvät projektin julkaisemat dokumentit. Softa-hakemisto sisältää kaikki tuotetut lähdekoodit ja skriptit.

8.1.3 Dokumentointi

Dokumentoinneissa käytetään Microsoft Office-ohjelmistoa, jolloin saadaan yhtenäinen ulkoasu dokumenteille. Dokumenttien kielenä on Suomi. Yli version 0.5 ylittävät dokumentit laitetaan projektin kotisivuille näkyviin ja luettavaksi. Tärkeimpien dokumenttien tarkastuksessa käytetään hyväksi iteraatiomallia. Dokumentit lähetetään ohjaajille ensiksi luettavaksi ja heidän palautteidensa mukaan tehdään tarvittavat muutokset. Version 0.9 dokumenttia ehdotetaan kaikkien osapuolten hyväksyttäväksi. Dokumentin hyväksymisen jälkeen dokumentti allekirjoitetaan ja versio on 1.0. Alustavasti kaikki ryhmän laatimat dokumentit ovat julkisia, ellei asiakas toisin halua jonkin yksittäisen dokumentin kohdalta.

Laadittavat dokumentit ovat:

Allekirjoitettavat	Muut
Projektisuunnitelma Vaatimusmäärittely Sovellussuunnitelma Projektiraportti Sovellusraportti	palaverien esityslistat ja pöytäkirjat arviointiin käytettävät dokumentit ryhmän ajankäytön seuranta asennusohje

8.2 Tiedotus

Koko projektin tiedotuskanavana toimii sähköpostilista kokako06@korppi.jyu.fi, jonka kautta lähetetään linkit, joiden takaa löytyvät esityslistat, pöytäkirjat ja muut yleiset dokumentit. Kyseiset dokumentit ja muu projektiin liittyvä materiaali löytyy siis projektin kotisivuilta http://sovellusprojektit.it.jyu.fi/kokako. Ryhmä käyttää sisäiseen kommunikoitiin kokako_opis.group@korppi.jyu.fi sähköpostilistaa. Lisäksi on olemassa sähköpostilista kokako06_opetus@korppi.jyu.fi, jonka kautta kommunikointi ohjaajien kanssa tapahtuu. Lisäksi projektipäällikkö tiedottaa viikkopalavereissa yleiset projektin läpivientiin liittyvät asiat, jollei niistä ole sähköpostin kautta tiedotettu.

8.3 Palaverit

Palaverit tilaajan edustajien kanssa pyritään pitämään projektin alku- ja viimeistelyvaiheessa joka viikko. Projektin keskivaiheilla mietitään mikä on tarpeellinen palaverien lukumäärä ja aikaväli. Oletusajankohta palavereille on tiistai klo 10-12 jollei muuten sovita. Palavereissa käsitellään projektin etenemistä ja ajankäyttöä projektipäällikön raportin osuudessa, sekä muita yksittäisiä asioita omissa esityslistan kohdissaan; esimerkiksi OpenOffice, XSLT. Palavereissa sovitaan ryhmän seuraavat tehtävät tai jatkuvat tehtävät sekä sovitaan seuraavan palaverin ajankohta. Lisäksi palaverin alussa tarkastetaan edellisten kokousten pöytäkirjat sekä mahdollisesti hyväksytään ne. Palaverien esityslistat lähetetään viimeistään palaveria edeltävänä päivänä ennen klo 14.00.

8.3.1 Raportointi

Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä viikkopalavereissa. Hän esittelee ajankäyttöseurannan sekä muut mahdolliset dokumentit, jotka on koostanut jokaisen ryhmäläisen erillisestä raportista. Lisäksi jokaisesta osa-alueesta vastaava esittelee kyseisen osa-alueen etenemisen erikseen omissa esityslistan kohdissaan, joissa myös tarkastetaan tehtävien toteutuminen.

8.3.2 Katselmoinnit

Järjestelmän toteutettua koodia voidaan tarkastella sekä ohjaajien että tilaajan edustajien kanssa erikseen sovittuna ajankohtana. Tavallisimmin nämä tarkastelut pidetään viikkopalaverien yhteydessä. Katselmoinneista ei laadita erillisiä raportteja, ellei tilaaja niitä vaadi, vaan niistä mainitaan palaverien pöytäkirjoissa. Dokumentit hyväksytetään ensin projektin ohjaajilla, jonka jälkeen ne esitetään tilaajalle, joka halutessaan pyytää niihin muutoksia.

8.3.3 Versiointi

Projektin kotisivuilla säilytetään kaikki projektin aikana hyväksytyt dokumentit sekä kaikki version 0.5 ylittävät dokumentit. Dokumentteja muokatessa käytetään CVS-versionhallintaa ja dokumenttien eri versiot löytyvät sieltä.

9 Testaus

Testaus on jaettu tässä projektissa kahteen osaan, koska projekti jakautuu loogisesti kahteen toiminnalliseen ja itsenäiseen osaan. Testaukset suunnittelevat ja toteuttavat Tuomas Räsänen ja Turo Lamminen.

9.1 Testaus osa 1

Tässä osassa testataan OpenOffice:ssa tuotettavien dokumenttien tuottamisprosessia siltä osin, että käyttäjä ei mahdollisesti pääse sekoittamaan määrättyjä tyylejä joita käytetään. Myös itse OpenOffice:n käyttöliittymää näiden dokumenttien tuoton yhteydessä testataan, jotta siitä ei tulisi liian monimutkainen käyttää. Lisäksi tässä osassa testataan OpenOffice:lla tuotettujen dokumenttien tyyppimääritysten muuntamisprosessi XSLT-muunnoksilla luku.dtd mukaiseksi, mahdollisten muunnosvirheiden löytämiseksi.

9.2 Testaus osa 2

Testauksen toisessa osassa testataan versionhallinnan toimintaa dokumentteja tuotettaessa ja muokatessa sekä versionhallinnan mahdollista käyttöliittymää. Myös itse koostamisohjelmaan luodun graafisen käyttöliittymän toiminnallisuutta ja käytettävyyttä testataan.

10 Yhteenveto

Kokako-projekti kehittää eteenpäin opinto-oppaan sisällöntuotanto- ja koostamistyökaluja. Projektisuunnitelman olennaisimmat kohdat keskittyvät projektin aikataulutukseen, versionhallintaan, hallintaan sekä riskeihin. Projektisuunnitelmaa noudattamalla projekti on mahdollista viedä läpi tehokkaasti. Projektin kehittämää järjestelmää voidaan tulevaisuudessa kehittää eteenpäin.

Hyväksyjä	Päivämäärä	Allekirjoitus	Nimenselvennys
Projektipäällikkö	___.___.2006
Tilaaja	___.___.2006
Tilaaja	___.___.2006
Ohjaaja	___.___.2006