KYYHKY-PROJEKTI

Timo Aarniovuori
Teija Alasalmi
Jaakko Hyvärinen
Maunu Tuomainen

Kyselyraportti 
sähköisten kalenterien käytöstä
23.6.2004, versio 1.0

Jyväskylän Yliopisto
Tietotekniikan Laitos

Kyyhky-projektin tietoja
Tekijät: 
Timo Aarniovuori (taarnio@cc.jyu.fi)
Teija Alasalmi (teikku@cc.jyu.fi)
Jaakko Hyvärinen (japahyva@cc.jyu.fi)
Maunu Tuomainen (mttuomai@cc.jyu.fi)

Yhteystiedot: 
Projektiorganisaation sähköpostilista on kyyhky@korppi.jyu.fi. Sen keskustelua voi seurata osoitteessa https://korppi.it.jyu.fi/list-archive/kyyhky/. Projektin kotisivu löytyy osoitteesta http://kotka.it.jyu.fi/kyyhky/ .

Työn nimi: Kyyhky-projekti, kyselyraportti sähköisten kalenterien käytöstä

Työ: Kyselyraportti sähköisten kalenterien käytöstä tietotekniikan Sovellusprojektiin

Tiivistelmä: 
Kyyhky-projekti toteutti päivyrirajapinnan Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitoksella toteutettuun Korppi-nimiseen opintotietojärjestelmään. Rajapinnan avulla pystytään synkronoimaan kalenteritapahtumia Korppi-järjestelmän kalenteriosion sekä erilaisten mikrojen, matkapuhelimien, taskumikrojen ja muiden kämmenlaitteiden kalenterien kesken. Kyselyraportissa kuvataan projektiryhmän toteuttaman sähköisten kalenterien käyttöä kartoittaneen WWW-pohjaisen kyselyn tavoitteita ja tuloksia.

Avainsanat: synkronointi, sähköinen kalenteri, kalenterisovellus, SyncML, WWW-sovellus, Korppi-järjestelmä

Versiohistoria
Versio	Päiväys	Tehnyt	Muutokset	
0.1	4.6.2004	Teija Alasalmi	Ensimmäinen versio.	
0.2	17.6.2004	Teija Alasalmi	Muotoilu raporttipohjan mukaiseksi, lisäyksiä sekä korjauksia Santasen kommenttien pohjalta.	
1.0	23.6.2004	Teija Alasalmi	Hyväksytty versio.	

Sisällysluettelo
1	Johdanto
2	Kyselyn rakenne
3	Vastausten analysointi
3.1	Sähköisten kalenterien käyttö
3.2	Korppi-opintotietojärjestelmässä olevan kalenterin käyttö
3.3	Esimerkkejä vastauksista
3.4	Toivomuksia synkronointipalvelusta
4	Yhteenveto
Liite. Kysely sähköisten kalenterien käytöstä

1	Johdanto
Kyyhky-niminen tietotekniikan Sovellusprojekti toteutti prototyypin synkronointirajapinnasta. Sen avulla erilaisten mikrojen, matkapuhelinten ja kämmenlaitteiden kalenterisovellukset voidaan synkronoida Korppi-opintotietojärjestelmän  kalenterin kanssa. 

Projektin puitteissa toteutuneita osia ovat Sync4j SyncServeriin liittyvä rajapinta sekä Korppi-opintotietojärjestelmään sisällytetty konfliktienhallintaosa. Sync4j-palvelinta hyödyntävän rajapinnan avulla pystytään siirtämään kalenteritapahtumia henkilökohtaisesta synkronoitavasta kalenterista Korpin kalenteriin ja päinvastoin. Korppi-opintotietojärjestelmään toteutetun konfliktienhallintaosan sivujen avulla voidaan käsitellä syntyneet konfliktit sekä määritellä synkronoitavat kalenterit.

Kyyhky-projekti toteutti myös WWW-pohjaisen kyselyn sähköisten kalenterien käytöstä. Kyselyllä selvitettiin Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden ja henkilökuntaan kuuluvien sähköisten kalenterien käyttöä. Lisäksi kyselyllä kartoitettiin, mitä sähköisiä kalentereita opiskelijoilla ja henkilökuntaan kuuluvilla on käytössään. Lopuksi kyselyllä selvitettiin syitä opiskelijoiden ja henkilökuntaan kuuluvien Korppi-opintotietojärjestelmässä olevan kalenterin vähäiseen käyttöön.

Sähköisten kalenterien käyttökysely päätettiin suorittaa, koska Kyyhky-projekti tarvitsi kyselyn tuloksia muun muassa vaatimuksia määriteltäessä. Lisäksi kyselyn tulosten avulla pyrittiin luomaan synkronointipalvelu, josta olisi hyötyä mahdollisimman monelle sähköisiä kalentereita käyttäville Jyväskylän yliopiston opiskelijoille ja henkilökuntaan kuuluville.

Dokumentissa kuvataan Kyyhky-projektin toteuttamaa sähköisten kalenterien käyttökyselyä sekä analysoidaan sen tuloksia. Aiemmin laadittuja dokumentteja ovat Projektisuunnitelma, Sovellussuunnitelma sekä Vaatimusmäärittely. Lisäksi laadittiin Asennus- ja käyttöohjeet sekä Sovellus- ja Projektiraportit. 

Luvussa 2 kuvataan toteutetun kyselyn rakennetta. Luvussa 3 analysoidaan saatuja vastauksia sähköisten kalenterien käytön, Korppi-opintotietojärjestelmän kalenterien käytön ja synkronointipalvelusta esitettyjen toiveiden osalta.
2	
Kyselyn rakenne
Sähköisten kalenterien käyttökysely toteutettiin WWW-pohjaisena kyselynä, joka oli Korppi-opintotietojärjestelmään rekisteröityneiden käyttäjien vastattavissa kyseisessä järjestelmässä ajalla 26.2.2004 – 10.3.2004. Kysely (katso liite) koostui yhdeksästä kaksi- ja monivalintakysymyksestä sekä yhdestä vastauksia tarkentavasta avoimesta tekstikentästä, johon vastaaja pystyi kirjaamaan toiveitaan toteutettavasta synkronointipalvelusta Kyyhky-projektiryhmän jäsenille (katso liite).

Varsinaiset kysymykset koostuivat viidestä yksinkertaisesta kysymyksestä, joihin vastauksena vaadittiin kyllä tai ei, sekä neljästä kysymyksestä, joissa vastaaja valitsi omaan sähköisen kalentereiden käyttöönsä parhaiten sopivan vaihtoehdon. Kyselyyn vastaamiseen kuluneen ajan arvioitiin olevan noin viisi minuuttia.
3	Vastausten analysointi
Luvussa analysoidaan sähköisten kalenterien käyttökyselyyn saatuja vastauksia.
3.1	Sähköisten kalenterien käyttö
Sähköisten kalenterien käyttökyselyyn vastasi yhteensä 903 Korppi-opintotietojärjestelmän käyttäjää, mikä yllätti projektiryhmän ja -organisaation. Vastaajista opiskelijoita oli 853 ja henkilökuntaan kuuluvia oli 50. Vastaajista 333 (36,9%) myönsi käyttävänsä matkapuhelimessa tai taskumikrossa olevaa sähköistä kalenteria. Enemmistö vastaajista, 569 vastaajaa (63.1%), ei käytä matkapuhelimen tai taskumikron sähköistä kalenteria.

Kolme käytetyintä kalenterin sisältävää matkapuhelinta Korppi-kyselyyn vastanneiden keskuudessa olivat Nokia 3510i (73 vastaajalla), Nokia 6610 (50 vastaajalla) ja Nokia 6110 (37:llä vastaajalla). Vähiten käytetyimpiä sähköisen kalenterin sisältäviä matkapuhelimia olivat Ericssonin mallit T610, 2600 ja P900.

Kyselyyn vastanneiden keskuudessa käytetyin tietokoneessa oleva sähköinen kalenteri oli MSOutlook, jota myönsi käyttävänsä 97 vastaajaa. 94,6% vastaajista (632 vastaajaa) ei käytä tietokoneessa käytössänsä olevan sähköisen kalenterin ryhmäominaisuutta. Vain 16 vastaajaa (2% vastaajista) myönsi käyttävänsä jotakin kalenteria verkossa.
3.2	Korppi-opintotietojärjestelmässä olevan kalenterin käyttö
Hienoinen enemmistö vastaajista (53,9%) ei käytä Korppi-opintotietojärjestelmässä olevaa kalenteria. Suurimmat syyt Korppi-opintotietojärjestelmässä olevan kalenterin vähäiseen käyttöön ovat suuruusjärjestyksessä:
1.	Kaikkia kursseja ei ole syötetty Korppi-opintotietojärjestelmään, joten ne eivät   näy   myöskään järjestelmässä olevassa kalenterissa.
2.	Korppi-opintotietojärjestelmässä olevaa kalenteria ei voi synkronoida muiden sähköisten kalenterien kanssa.
3.	Perinteistä paperikalenteria tai matkapuhelimessa olevaa sähköistä kalenteria pidetään parempana. Lisäksi paperikalenteri tai matkapuhelin kulkee kätevästi mukana.
4.	Korppi-opintotietojärjestelmässä oleva kalenteri koetaan hitaaksi, epäluotettavaksi, monimutkaiseksi, työlääksi tai vaikeaksi käyttää. Lisäksi sen käyttö vaatii verkkoyhteyden ja järjestelmään kirjautumisen.
5.	Korppi-opintotietojärjestelmässä olevalle kalenterille ei ole tarvetta tai sen olemassaolosta ei edes tiedetä.
3.3	Esimerkkejä vastauksista
Hyvin moni vastaajista toi esille seikan, etteivät kaikki kurssit näy Korppi-opintotietojärjestelmässä. Vastauksissa asia tuotiin esille muun muassa seuraavasti:
- Kaikkien kurssien tiedot eivät päivity automaattisesti kalenteriin (ilmeisesti kurssitiedoista puuttuu jotain) ja näiden tietojen syöttäminen kalenteriin käsin on hidasta ja vaivalloista.
- Syynä on se, että kaikkia kursseja ei vielä merkitä Korppiin. Esim. matematiikan laitokselta vain pieni osa kursseissa on näkyvissä Korpissa. 
- Koska kaikkien kurssien tiedot eivät edelleenkään tule Korppiin. Ilmoittautumistiedot saatetaan laittaa, mutta aikataulutiedot usein puuttuvat.
- Koska kaikki kurssit eivät näy korpissa, joten joutuisi manuaalisesti päivittämään Korpin kalenterin ajan tasalle, joka on aikaavievämpää kuin häppeninkien kirjaaminen käsin kalenteriin.

Moni vastaaja huomautti, ettei Korppi-opintotietojärjestelmässä olevaa kalenteria voi synkronoida muiden sähköisten kalenterien kanssa. Tällöin annettiin muun muassa seuraavia vastauksia:
- Koska sitä ei voi liittää muihin kalentereihin esim. kännykkään tai outlookkiin.
- Ei mahdollisuutta synkronoida puhelimen ja MS-outlookin kanssa.
- Koska sitä ei voi synkronisoida palmin kanssa.

Osa vastaajista piti perinteistä paperikalenteria tai matkapuhelimessa olevaa kalenteria Korppi-opintotietojärjestelmässä olevaa kalenteria kätevämpänä tai parempana. Seuraavat vastaukset kuvaavat käytäntöjen perusteita:
- Kännykkä ja yliopiston paperikalenteri sen sijaan kulkevat aina mukana, eikä niiden käyttämiseksi tarvitse jonottaa päätteelle.
- Koska paperilla ja kynällä toimiva kalenteri on kaikinpuolin kätevämpi. En omista kannettavaa tms. laitetta, jota voi aina pitää mukana, kotona minulla ei ole nettiyhteyttä, jonka kautta Korpin kalenteria voisi seurata/päivittää. 
- Ei tarvitse käyttää, kun perinteinen paperinen kalenteri, joka on mielestäni ehdottomasti paras!
- En tarvitse monta kalenteria. Kalenteri, jota käytän, on aivan perinteinen paperikalenteri, joka kulkee näppärästi mukana.
- Puhelimen kalenteri riittää.

Muutama vastaajista huomautti, että Korppi-järjestelmän kalenterin käyttö on hankalaa tai työlästä ja edellyttää järjestelmään sisäänkirjautumisen. Seuraavat vastaukset kuvaavat käyttäjien kokemuksia:
- Ensisijaisesti siksi että Korppiin täytyy loggautua, MsOutlookiin ei. Kalenterin tsekkaaminen kiireessä ei onnistu. Kokeilin joskus Korpin kalenterin käyttöä, mutta se tuntui hankalalta. Mieluiten käyttäisin kalenteria matkapuhelimessa tai taskumikrossa koska sellainen kulkee mukana, mutta taskumikroa minulla ei ole ja nykyisen matkapuhelimeni kalenteritoiminto on turhan simppeli.
- Koska hirveä duuni lisäillä tapahtumia. Ensin kirjautuminen..navigointi kalenterin sivulle..päivän etsintä...tapahtuman kirjaaminen..sivun latautuminen..ym. ym.
- Sekava. Vaikea. Turha. Liian vaikea päästä käsiksi (koko ajan ei voi olla loggautuneena Korppiin). Ulkoasu huono. Tunteja liian vähän. Tarkkojen kellonaikojen rajaus mahdotonta/vaikeaa (aina ei päivä mene esim. 20 minuutin sykleissä).
Osalle vastaajista Korppi-opintotietojärjestelmässä olevalle kalenterille ei ole mitään tarvetta tai sen olemassaolosta ei edes tiedetä. Vastauksissa asia tuotiin esille muun muassa seuraavasti:
- Ei oo ollu tarvetta.
- Enpä ole huomannut tutustua.
- Ei ole mitään syytä käyttää.
- Vähäinen tarve.
- Enpä ole huomannut ko. olemassaoloa...
3.4	Toivomuksia synkronointipalvelusta
Kyselyn vastanneista enemmistö (53,7 %) käyttäisi mahdollisuutta vaihtaa kalenteritietoja tietokoneen, matkapuhelimen tai taskumikron kalenterin ja Korppi-opintotietojärjestelmässä olevan kalenterin kesken, jos tietojenvaihto olisi mahdollista.

Suurin osa vastaajista piti toteutettavaa synkronointipalvelua tervetulleena vaihtoehtona kalenteritietojen käsin päivittämiselle. Kyyhky-projektin toteuttamalta synkronointipalvelulta toivottiin maksuttomuutta, käytön yksinkertaisuutta, monipuolisuutta ja nopeutta. Osa vastaajista toivoi mahdollisuutta vaihtaa kalenteritietoja etenkin Outlookin kalenterin kanssa. 
4	Yhteenveto
Kyyhky-projekti toteutti WWW-pohjaisen kyselyn sähköisten kalenterien käytöstä tarkoituksenaan selvittää Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden ja henkilökuntaan kuuluvien sähköisten kalenterien käyttöä. Kyselyyn vastasi kaiken kaikkiaan 903 Korppi-opintotietojärjestelmän käyttäjää. 

Vastausten perustella Kyyhky-projektin toteuttamalle kalenteritietojen synkronoinnille olisi käyttöä. Synkronointipalvelun toteutumisella Korppi-opintotietojärjestelmän kalenterin käyttö voisi yleistyä niin opiskelijoiden kuin henkilökuntaan kuuluvienkin keskuudessa.

Liite. Kysely sähköisten kalenterien käytöstä
Kysely sähköisten kalenterien käytöstä

Sähköiset kalenterit

Kyyhky-projektin tarkoituksena on kehittää Korppi-järjestelmään ominaisuus, joka mahdollistaa kalenteritietojen vaihtamisen tietokoneesi, matkapuhelimesi tai taskumikrosi kalenterin ja Korpin kalenterin kesken. Tällä kyselyllä kartoitetaan minkälaisia sähköisiä kalentereita sinulla on käytössäsi. Kysely on vastattavissa 26.2.2004-10.3.2004. 

Oletko?

      Opiskelija
      Henkilökuntaan kuuluva

Käytätkö matkapuhelimesi/taskumikrosi kalenteria?

     Kyllä
     En

Mikä kalenterin sisältävä matkapuhelin/taskumikro sinulla on käytössäsi?

Nokia 6100  			
Nokia 6110  			
Nokia 6610  			
Nokia 3510i  			
Nokia 5100  			
Nokia 6220  			
Nokia Communicator(jokin malli)  	
Siemens M55  		
Siemens MC60  		
Siemens C60  		
SonyEricsson T610  		
SonyEricsson Z600  		
SonyEricsson P900  		
Palm(Jokin malli)  		
Päätelaite jossa MSOutlook  	
Muu, mikä?  			

Käytätkö jotakin kalenteria tietokoneessasi?

MSOutlook  			
Lotus Notes  			
NovellGroupWise  		
Muu, mikä?  			

Käytätkö edellisen ryhmäkalenteriominaisuutta?

     Kyllä
     En

Käytätkö jotakin kalenteria verkossa (esim. Yahoo)?

     Kyllä
     En
 
Kalenteri: ____________________________

Käytätkö Korpin kalenteria?

     Kyllä
     En 

Jos et käytä Korpin kalenteria, niin miksi et?
__________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Jos sinulla olisi mahdollisuus vaihtaa tietoja tietokoneesi, matkapuhelimesi tai taskumikrosi 
kalenterin ja Korpin kalenterin kesken, käyttäisitkö tätä mahdollisuutta? 
  
     Kyllä
     En

Tähän voit antaa vapaamuotoisesti toivomuksia palvelusta projektin jäsenille.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________