Haastattelusuunnitelma, Päivi Jämsen ==================================== ti 18.3.2003 Haastateltava : Päivi Jämsen, Amanuenssi, Tietotekniikan laitos Haastattelija : Jenni Hytönen Aika : ma 17.3.2003, klo 10.00 - 11.40 Paikka : AgC432.3 Päivi Jämsen ei ole käyttäny nykyistä viestinnän lomakekokonaisuutta ja tässä haastattelussa ja raportissa lomakkeita ja niiden jatkohyödyntämistä on ajateltu pääasiassa tietotekniikan laitoksen kannalta. Jatkossa puhuttaessa tapahtumista tai tiedotteista tarkoitetaan molempien perusideoita. Sisällys ======== Paikka-kenttä Meta-tieto Hyväksyjä Organisaatio Aihe Näkyviin tuleva nimi Henkilöstökoulutus, ilmoittautuminen Testaus Paikka-kenttä ============= Ensimmäisenä Päivi Jämsen ehdotti että paikka-kentän jättäminen tyhjäksi pitäisi olla mahdollista. Usein tapahtumaa ilmoitettaessa on niin, että paikka ei ole vielä edes tiedossa. Lomakkeen täyttäminen ei saisi jäädä kiinni paikan puuttumisesta. Lisäksi Jämsenin mielestä päivämäärän ja kellonajan tulisi olla pakollisia kenttiä lomakkeissa. Meta-tieto ========== Mietimme tiedotten tai tapahtuman metatiedon kysymistä checkbox-ratkaisulla. Kysyttäviä kohtia voisi olla organisaatio ja aihe. Organisaation määrittäminen ohjaisi tapahtuman oikeaan kategoriaan ja oikealle hyväksyjälle. Hyväksyjä ========= Hyväksyjä olisi henkilö joka päättää, onko tapahtuma aiheellinen yliopiston WWW-sivulla näytettäväksi. Hyväksyjiä voisi olla kussakin laitoksessa ja tiedekunnassa sekä ylemmällä yliopistotasolla (käytännössä varmaankin viestintä). Organisaatio ============ Organisaatioita voisi valita useamman, jolloin tapahtuman hyväksyminen menisi ylimmän organisaation hyväksyjälle. Jos valittuna olisi kaksi saman arvoista (esim. tiedekuntia) pyyntö lähtisi molemmille ja organisaatiot päättäisivät itse onko tapahtuma aiheellinen heille. Aihe ====== Lisäksi mietimme sähköpostilistoja aiheittain, joihin voisivat aiheesta kiinnostuneet vapaaehtoisesti ilmottautua. Näitä listoja varten olisi varmaan hyvä olla omat aiheesta tietävät hyväksyjät. Aiheita voisi olla esimerkiksi - Biotieteiden ja ympäristön tutkimuksen toimikunta - Kulttuurin ja yhteiskunnan tutkimuksen toimikunta - Luonnontieteiden ja tekniikan tutkimuksen toimikunta - Terveyden tutkimuksen toimikunta Yllä mainitut ovat samat kuin Suomen akatemian (www.aka.fi) toimikunnat. Jämsen kertoi, että laitoksen käyttäessä Suomen akatemian palveluita, on ainakin tähän asti vaikeuksitta löydetty sopiva aihe edellä mainituista toimikunnista. Yliopiston tapauksessa kohta "kaikki" voisi olla tarpeellinen. Näkyviin tuleva nimi ==================== Pohdimme haastattelussa kenen nimen tulisi tulla näkyviin tiedotteen jättäjänä: sen joka on tunnuksillaan lisännyt tiedotteen, yhteyshenkilön tiedot, tiedotteen ilmoittajan vai jopa tiedotteen hyväksyjän tiedot. Päädyimme siihen, että näkyviin olisi hyvä tulla ilmoituksen jättäjän ja yhteyshenkilön tiedot. Mietimme myös sitä, tarvitseeko "web-käyttäjän", eli WWW:ssä ilman tunnuksia lomakkeita täyttävän, antamia yhteystietoja tarkistaa automaattisella sähköpostilla, johon vastaaminen vasta lähettäisi viestin hyväksyjälle. (Kirjoittajan huomio: myöhemmin tuli ilmi, että tälläiseen ei ole tarvetta. Ainakaan tähän asti ei ole ilmaantunut väärinkäyttötapauksia.) Henkilöstökoulutus, ilmoittautuminen ==================================== Jämsenin mielestä henkilöstökoulutuksen kurssit voisi hyvin sijoittaa Korppiin. Näin ollen jokaisen ilmoittautujalla tulisi olla tunnus Korppiin. Jämsenin mieletä Korppia ollaan yleistämässä koko yliopistoa kattavaksi, joten jossakin vaiheessa useimmilla on Korppi-tunnus. Jämsen on itse "salasanan unohtajia" eikä hän ole nähnyt mitään suurempaa ongelmaa yhden "ylimääräisen" tunnuksen ja salasanan kanssa. Henkilöstökoulutuksen kurssien siirtämien Korppiin helpottaisi huomattavasti ilmoittautumisten vastaanottajan työtä ja tilanteen seurantaa. Jämsenin mielestä Korpin kautta tapahtuvaan henkilöstökoulutuksen kursseille ilmoittautumiseen ei tarvitse luoda uutta ulkoasua. Tapahtumien ja kurssien selaaminenhan tapahtuisi kumminkin yliopiston sivuilla, ilman että käyttäjä edes huomaa selailevansa Korppiin tallennettuja tietoja. Näin kurssin kohdalla voisi klikata "ilmottaudu", syöttää Korppi-tunnuksen ja salasanan, klikata "ilmottaudu" ja poistua Korpista. Sivulla, jossa kurssit esittetään, "ilmoittaudu"-linkin lähettyvillä tulisi olla muistutus Korpista uloskirjautumisesta. Testaus ======= Päivi Jämsen ottaa mielellään osaa uuden lomakkeiston testaamiseen.