Portti -palaverin pöytäkirja 1 Korjattu 11.2.2003 PORTTI -PROJEKTIN PALAVERI 1/2003 Aika Torstai 6.2.2003 klo 13-15 Paikka T-rakennus, kokoustila 405 Läsnä Tilaanjan edustajat: Antti Auer (saapui esityslistan kohdalla 3) Anu Mustonen -puheenjohtaja (poistui esitylistan kohdalla 4) Pekka Olsbo Jussi Talaskivi Mauno Väisänen (poistui esitylistan kohdalla 5) Tarja Vänskä-Kauhanen -puheenjohtaja Ohjaajat: Markus Inkeroinen -vastaava ohjaaja Jukka-Pekka Santanen -vastaava ohjaaja Matti-Pekka Sivosuo -tekninen ohjaaja Projektiryhmä: Juha Erkkilä -sihteeri Jenni Hytönen -sihteeri Marko Kivelä -sihteeri Paula Mali -sihteeri Lari Väänänen -sihteeri 1. Palaverin avaus ja osallistujien esittely Projektin tilaajat, jäsenet sekä ohjaajat esittelivät itsensä. Ensimmäisen palaverin puheenjohtajana toimi palaverin alussa Anu Mustonen ja hänen poistuttuaan Tarja Vänskä-Kauhanen. Sihteereinä toimivat kaikki projektin jäsenet. 2. Projektin tilat, yhteystiedot ja akronyymin maininta Jukka-Pekka Santanen kertoi, että projektilla on oma huone Agorassa (C222.2). Anu Mustonen lupasi lisäksi, että T-rakennuksessa on mahdollista käyttää yhtä huonetta, jonka käytöstä on sovittava etukäteen. Projektiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot löytyvät Jukka-Pekka Santasen jakamasta paperista, päivitettävää oli Pekka Olsbon yhteystietojen (pekka.olsbo@library.jyu.fi, 014-260 3388) ja Matti-Pekka Sivosuon puhelinnumeron (050-413 5869) osalta. Akronyymiksi projektiryhmä esitti alustavasti Porttia, lopullinen nimi täytyy ilmoittaa seuraavaan palaveriin mennessä sähköpostilla Markus Inkeroiselle ja Jukka-Pekka Santaselle. 3. Organisaation esittely Aluksi Anu Mustonen esitteli yliopiston viestinnän toimintaa sekä yliopiston www-sivuston nykytilannetta. Vuonna 2000 kaikki yliopiston sivut yhtenäistettiin ulkoasultaan, seuraavana tavoitteena on sivujen uusiminen myös teknologialtaan. Tämän työn projektiryhmä aloittaa viestinnän tarpeista käsin. Pekka Olsbo kertoi kirjastossa nykyisin olevista verkkojärjestelmistä (esim. gradujen löytyminen/laittaminen verkkoon) sekä niiden kehittämistarpeista. Heillä olisi akuutti tarve saada tiedot julkaisuista "julkaisuportaaliin". Jussi Talaskivi esitteli virtuaaliyliopistoa ja sen tarpeita sekä mielenkiintoa projektia kohtaan. Talaskiven mielestä yliopiston sisäisen tietoverkon rajapinnat tulisi yhtenäistää, jotta samoja tietoja ei tarvitsisi tallentaa moneen tietokantaan. Tietohallinnosta ja verkkopalveluista kertoi Mauno Väisänen. Hän puhui siitä, kuinka aikaisemmin oli tehty paljon päällekkäistä työtä yliopiston sisällä. Jatkossa, mm. tämän projektin aikana, kyseiseistä päällekkäisyysongelmaa voisi hoitaa yhdistämällä serverien toimintaa ja suunnittelua. Lisäksi Väisäsen mielestä yliopistossa voitaisiin eriyttää internetin, extranetin sekä intranetin käsitteet. Näin saataisiin eriteltyä ns. salattu tieto vain yliopiston sisäiseen verkkoon ja vähennettäisiin sisäistä sähköpostiliikennettä ja varsinkin liitetiedostoja. Väisänen puhui myös taustajärjestelmien integroimisesta uuteen portaaliin tai extranetiin. Antti Auer saapui paikalle. Antti Auer kertoi lisää virtuaaliyliopistosta ja sen tarpeesta helppoon verkko- sekä myös oppimateriaalin tuottamiseen. Hän puhui myös verkossa toimivista oppimisympäristöistä ja tarpeesta saada tuotettua materiaalia niihin. 4. Aikataulun ja sopimusmallin tarkastelu, sähköpostien julkisuus Aikataulua tarkasteltiin Jukka-Pekka Santasen esittämän kaavion pohjalta. Kaaviossa oli aiheeseen, työkaluihin tutustumiseen sekä esisuunnitelman tekoon varattu noin 3 viikkoa, mutta siihen luultavasti menee vähintään 4-5 viikkoa. Toteutukseen ja testaukseen sekä dokumentointiin kaavioissa arvioitiin menevän noin 10 viikkoa. Anu Mustonen toivoi projektin valmistuvan toukokuun loppuun mennessä. Jukka-Pekka Santanen esitti projektin esittelyajankohdaksi toukokuun puoltaväliä, jonka jälkeen dokumentteja voi vielä viimeistellä. Jukka-Pekka Santanen esitti, että sopimusta ei laadittaisi lainkaan, sillä projekti on ilmainen. Hän puhui myös yleisesti vapaan ohjelmakoodin lisensseistä, jolloin tekijänoikeudet jäisivät tekijöille, mutta lisenssin kautta myös yliopistolle (rinnakkaiset oikeudet). Santanen kysyi myös vaitiolosopimuksen tarpeellisuudesta, josta Tarja Vänskä-Kauhanen lupasi ottaa selvää seuraavaan palaveriin mennessä. Projektille perustetaan oma sähköpostilista Korppi-järjestelmän kautta. Jukka-Pekka Santanen ehdotti sähköpostiliikennettä julkiseksi, johon Anu Mustonen muiden suostumuksella antoi luvan. Sähköpostit ovat julkisesti nähtävissä www-sivun kautta. Anu Mustonen poistui ja Tarja Vänskä-Kauhanen siirtyi puheenjohtajaksi. PÄÄTÖS: Projektin valmistumisajankohta on toukokuun puoliväli. Sopimusta ei laadita. Sähköpostilistalle tulevat postit ovat julkisia ja näkyvät www-sivun kautta. 5. Aiheen, aihealueen ja taustojen esittely (tilaaja) Projekti on osa suurempaa yliopiston sisäisen tietoverkon kehittämistä. Yliopiston sivujen muuntaminen aloitetaan projektin toimesta viestinnän tarpeista käsin. Projektin tehtävänä on muuntaa viestinnän ja hallintoviraston eri yksiköiden sekä henkilöstökoulutuksen tiedotteiden, avoimien virkojen, apurahailmoitusten ja tapahtumailmoitusten julkaisuväline uuden alustan päälle. Tämä tapahtuu muuntamalla päivityslomakkeisto uuteen kantaan ja samalla hioen sekä kehittäen sen toimintoja. Anu Mustonen kertoi ennen poistumistaan, että kyseessä ei ole ulkoasuprojekti. Näin ollen käyttöliittymän ulkoasun suunnittelu ei ole ensisijaista. Jukka-Pekka Santanen ehdotti valmiiden komponenttien käyttöä mahdollisuuksien mukaan, jos olemassa olevista järjestelmistä löytyy samoja palveluja.Tällöin kaikkea ei tarvitsisi tehdä alusta alkaen. Muut myötäilivät ehdotusta. Mahdollisia hyödynnettäviä järjestelmiä ovat Korppi ja Tutka. Antti Auer lupasi toimittaa selvityksen yliopiston muista mahdollisesti hyödynnettävistä järjestelmistä. Jukka-Pekka Santanen esitti myös jonkinlaisen peruskartoituksen tekemistä olemassa olevista www-sovelluksista ja järjestelmistä sekä tarpeiden kartoittamisesta. Mauno Väisänen painotti www-sivujen yhtenäisyyttä sekä käyttäjien roolituksen ja käyttöoikeuksien merkitystä. Antti Auerin mielestä optimaalinen tilanne käsittäisi kirjautumisen vain yhteen paikkaan monen sijaan. Mauno Väisänen poistui paikalta. Puheeksi otettiin myös Wasta-projekti, jonka tuotoksena oli portaali Päijät-Hämeen verkko-opistoprojektille. Aiheesta kertoi projektin jäsen Matti-Pekka Sivosuo. Jukka-Pekka Santanen kysyi mahdollisuuksista sen tarkasteluun ja kokeilemiseen. PÄÄTÖS: Valmiita komponentteja käytetään mahdollisuuksien mukaan. 6. Toteutustavasta ja aiheesta keskustelu Jukka-Pekka Santanen ehdotti henkilöstö- sekä tapahtumakalenterin käyttämistä Korppi-järjestelmästä, johon Jussi Talaskivi Santasen säestyksellä esitti Korpista (tai muusta järjestelmästä) saatavan materiaalin esittämistä siistimmässä muodossa. Jukka-Pekka Santanen myös esitti tutkittavaksi mahdollisuutta tallentaa tiedot muiden järjestelmien kautta, johon Jussi Talaskivi ehdotti jonkinlaista välimuisti-systeemiä. Antti Auer tarkensi systeemin tulevan toimimaan selaimen kautta. Hän lisäsi vielä, että olisi pyrittävä yhteneviin komponentteihin yhteisellä alustalla. Keskustelua herätti projektin aihealueen rajaus. Jukka-Pekka Santanen esitti keskittymistä yhteen pienempää palaseen koko yliopiston sivujen muuttamisen sijaan. Päätöksenä oli, että projekti tuottaisi alustavan pohjan yliopiston sivuston jatkokehitystä ajatellen. Asia jäi vähän avonaiseksi, koska lopullista rajausta ei tehty. Jussi Talaskivi kertoi Zopesta ja sen suomista mahdollisuuksista. Tehtävänmäärittelyssä ehdotettiin käytettäväksi Zopea ja se myös valittiin työkaluksi. PÄÄTÖS: Työkaluksi valittiin Zope. 7. Osallistujien seuraavista tehtävistä päättäminen Projektiryhmän jäsenet -ottavat selvää voiko Korppi- ja/tai Tutkajärjestelmiä hyödyntää tässä projektissa -pyytävät Pauli Kujalalta opettajan ja sihteerin tunnukset testi-Korppiin ja -ottavat selvää Ville Isomöttöseltä mahdollisuuksista testata Tutkaa (jos se on jossain palvelimella) -tutustuvat yliopiston sivuihin ja niiden luokitusperiaatteisiin -pyytävät Harri Tuomea asentamaan ainakin kahteen projektihuoneen koneeseen Zope ohjelmaan tutustumista varten -päättävät projektin akronyymin ja ilmoittavat sen vastaaville ohjaajille Tilaaja -Tarja Vänskä-Kauhanen selvittää vaitiolosopimuksen tarpeellisuuden -Tarja Vänskä-Kauhanen selvittää voiko kokoustilaa T405 käyttää seuraavassa palaverissa -Antti Auer toimittaa selvityksen yliopiston järjestelmistä Ohjaajat -sähköpostilistan perustaminen projektille 8. Seuraavan palaverin ajankohdan ja paikan päättäminen Seuraavan palaverin ajankohdaksi päätettiin torstai 13.2.2003 klo 8.15. Paikaksi ehdotettiin T-rakennuksen kokoustilaa 405 ja Tarja Vänskä-Kauhanen lupasi ottaa selvää voiko tilaa silloin käyttää.