Portti -palaverin pöytäkirja 3 PORTTI -PROJEKTIN PALAVERI 3/2003 Aika Torstai 20.2.2003 klo 8.15-10.00 Paikka T-rakennus, kokoustila 405 Läsnä Projektiryhmä: Juha Erkkilä Jenni Hytönen -sihteeri Paula Mali -sihteeri Lari Väänänen -puheenjohtaja Marko Kivelä Ohjaajat: Markus Inkeroinen -vastaava ohjaaja Jukka-Pekka Santanen -vastaava ohjaaja Matti-Pekka Sivosuo -tekninen ohjaaja Tilaanjan edustajat: Pekka Olsbo Mauno Väisänen Tarja Vänskä-Kauhanen 1. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta Puheenjohtajaksi valittiin Lari Väänänen ja sihteereiksi Jenni Hytönen sekä Paula Mali. 2. Palaverin avaus ja ajankäyttövihkojen läpikäynti Jenni Hytönen kysyi onko kellään mitään minidiscin käyttöä vastaan. Eriäviä mielipiteitä ei kuulunut. Markus Inkeroinen kehotti kirjaamaan palavereissa jaettavan materiaalin esityslistaan sekä lisäksi edellisessä palaverissa jaetut materiaalit myös pöytäkirjaan. Esityslistat ja ajankäyttövihkot kiertoon. Ajankäyttövihkoissa ei ole valmiina yhteenlaskettua työtuntien määrää palaverien välillä, joten Jukka-Pekka Santanen kehotti ottamaan yhteyttä ajankäyttösovelluksen luojaan Petri Heinoseen ja pyytämään häneltä kyseessä olevan ominaisuuden lisäämistä excel-pohjaan. 3. Edellisen palaverin pöytäkirjan tarkistus Markus Inkeroinen kehotti käymään edellisen palaverin pöytäkirjan pääkohdittain läpi. Pöytäkirjan esitteli Juha Erkkilä. Markus Inkeroinen toi ilmi pöytäkirjan hyväksymisen puutteen pöytäkirjassa. Lisäksi pöytäkirjan tarkistus -kohdassa tulisi luetella mitkä annetuista tehtävistä on tehty ja mitkä ovat kesken. Jukka-Pekka Santanen korjasi pöytäkirjan kohdassa 6.1 olevaa kohtaa valmiiden komponenttien käytöstä. Zopen valmiskomponentteja ei hyvin suurella todennäköisyydellä voi käyttää sellaisenaan, koska ne luultavasti eivät sovellu tämän projektin tarpeisiin. Santanen lisäsi vielä, että koska Marko Kivelä ei ollut palaverissa paikalla, ei häntä voi ilmoittaa läsnäolijaksi. 3.1 Tehtävien läpikäynti 3.1.1 Sivustokartta Tarja Vänskä-Kauhanen kysyi oliko tarkoitus tehdä sivustokartta yliopiston sivuista. Hänen mielestään se ei ole projektilaisten tehtävä, ryhmän tulisi muuten tutustua sivustoon. Jukka-Pekka Santanen sanoi, että ryhmä saa paremman kokonaiskäsityksen sivustosta tekemällä kartan. Tarja Vänskä-Kauhanen totesi tähän, että hyvä niin, jos se ei vie muulta työltä aikaa. Sivustokartat jakoon. 3.1.2 Lisenssi Lisenssiksi projektiryhmä ehdotti AFL:n versiota 1.2. Jukka-Pekka Santanen pyysi laittamaan sähköpostilistalle sekä pöytäkirjaan linkin lisenssiin, jotta myös tilaajan edustajat voivat tutustua siihen. 3.1.3 Graafinen suunnittelija Projektiryhmä päätti, että graafiselle suunnittelijalle ei ole tarvetta, koska Timo Sirviö lupasi olla käytettävissä käytettävyysasiantuntijana. Jukka-Pekka Santanen kertoi käyttäjäystävällisten tietojenkäsittelyn puolella olleen aikaisemmin kiinnostusta osallistua tämän kaltaisiin projekteihin. Hän kehotti Markus Inkeroista ottamaan selville, olisiko heillä ketään sopivaa opiskelijaa tällä hetkellä käytettävissä. 3.1.4 Yliopiston tietojärjestelmä Yliopiston tietojärjestelmiin ryhmä ei ole voinut tutustua, koska dokumenttia Antti Auerilta ei ole vielä saatu. Tarja Vänskä-Kauhanen ilmoitti Auerin olevan ulkomailla. Tarja Vänskä-Kauhanen poistui tulostamaan. Mauno Väisänen kysyi, millä tavalla selvitys liittyy projektiin. Jukka-Pekka Santanen vastasi, että selvityksen avulla ryhmä saa käsityksen, mitä järjestelmiä yliopistolla on. Näin samaa työtä ei tarvitse tehdä uudelleen, jos löytyy valmiita verkkosovelluksia. Muut tehtävät käsitellään kohdassa 7. PÄÄTÖS: Pöytäkirja hyväksyttiin kohdassa 3 esitetyin muutoksin. 4. Graafisen suunnittelijan tarve Aihe on käsitelty kohdassa 3.1.3 PÄÄTÖS: Graafista suunnittelijaa ei tarvita. 5. Lisenssin valinta Aihe on käsitelty kohdassa 3.1.2. Lopullista päätöstä ei tehty. 6. Selvitys yliopiston järjestelmistä Aihe on käsitelty kohdassa 3.1.4 7. Projektin tämänhetkinen tilanne 7.1 Sivustokartta Tarja palaa paikalle. Mauno Väisänen ilmoitti, että kartassa ei näy lainkaan projektiin liittyvä Ajankohtaista -linkki. Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi osion löytyvän yliopiston pääsivun oikeasta reunasta Ajankohtaista- tai Tapahtumakalenteri -kohtien alta. Hän lisäsi myös, että ryhmän ei ole tarpeen tehdä karttaa tämän enempää, vaan keskittyä lomaketyöhön. PÄÄTÖS: Ryhmä ei laajenna sivustokarttaa. 7.2 Haastattelut Jukka-Pekka Santanen kysyi, oliko haastatteluja varten suunnitelma. Haastateltaville oli lähetetty kysymykset etukäteen. Haastateltavat olivat Eila Parkkari, Orvokki Honkonen, Leena Hänninen sekä Pirjo Kaakkuriniemi (lomakkeiden käyttö) sekä Timo Sirviö (käytettävyys). Haastattelut kiertämään. Markus Inkeroinen kehotti laittamaan haastattelut verkkoon. Lisäksi tulisi laittaa sähköpostilistalle osoite mistä ko. raportit löytyvät, jotta niihin voi tutustua kunnolla etukäteen. Tarja Vänskä-Kauhanen kysyi, oliko kaikille haastateltaville esitetty samat kysymykset. Näin oli tehty. Jukka-Pekka Santanen kehotti lisäämään haastatteluihin haastateltavan nimikkeen, organisaation sekä sen, mitä lomaketta kyseinen henkilö käyttää. Hän kysyi lisäksi, olisiko tarvetta haastatella myös "normaaleja" käyttäjiä. Tarja Vänskä-Kauhanen sanoi voivansa antaa vinkkejä haastateltaviksi. Näitä ovat mm.Antti Auer ja Niina Katainen. Hän lupasi lähettää sähköpostilla lisää mahdollisten haastateltavien nimiä. PÄÄTÖS: Haastattelut laitetaan verkkoon. Yleiskäyttäjiä haastatellaan. 7.3 Lomakkeisiin tutustuminen Lomakkeisiin on tutustuttu Tarja Vänskä-Kauhasen opastuksella. Lomakepohjat on kopioitu Portin kotisivun alle (kotka.it.jyu.fi/portti/verkko). Jukka-Pekka Santanen kehotti laittamaan osoitteen lomakkeisiin postilistalle. 7.4 Projektisuunnitelma ja vaatimusmäärittely Tarja Vänskä-Kauhanen jakoi vaatimusmäärittelyn rungon. Tarja Vänskä-Kauhanen ilmoitti, että hän ei ollut ehtinyt enemmälti miettiä vaatimusmäärittelyä, mutta rungon pohjalta voisi katsella eteenpäin. Jukka-Pekka Santanen kertoi, että käyttötapauskuvaukset ovat aikaavieviä, joten jonkinlainen demo lomakkeista voisi olla käyttökelpoinen. Tähän Matti-Pekka Sivosuo totesi, että käyttötapaus- kuvaukset ovat hyödyllisiä, mutta lopputuote on WWW-ohjelmoinnissa harvoin niiden mukainen. Tarja Vänskä-Kauhanen ehdotti kuvausten tekoa varsinaisen dokumentin rinnalla. Jukka-Pekka Santanen kehotti ryhmää keskustelemaan Matti-Pekka Sivosuon kanssa aiheesta. Hän lisäsi, että Kottarainen -projektissa laaditaan sivustokartta, joka kertoo mitä toimintoja mikäkin lomake sisältää ja miten siirrytään sivulta toiselle. Santanen painotti myös sivustodemojen hyödyllisyyttä, koska näin lomakkeisto ja sen toiminta on helppo esitellä tilaajalle. Hän lisäsi kuitenkin, että päätös käyttötapauskuvauksien käytöstä on ryhmän. Paikanvaihto läheiseen kahvitilaan. Mauno Väisänen poistui paikalta. Jukka-Pekka Santanen esitti Korppi-järjestelmän käyttöä tiedonsyöttöön. Hän kertoi Korpin olevan liian raskas henkilöstökoulutuksen tarpeisiin, joten sitä jotuu riisumaan. Santanen kehotti ryhmää haastattelemaan Kirsi Koposta Korpin toiminnasta. Henkilöstökoulutuksen lisäksi myös tapahtumien luominen voisi toimia Korpin avulla. Tarja Vänskä- Kauhanen ehdotti oman käyttöliittymän käyttöä molemmissa tapauksissa. Jukka-Pekka Santanen oli samaa mieltä. Markus Inkeroinen kysyi, missä vaiheessa projektisuunnitelma on. Suunnitelman runko on valmis ja tekstiä jonkun verran. Jukka-Pekka Santanen kehotti ryhmää kysymään heiltä, jos jotain ongelmia ilmenee. Markus Inkeroinen lisäsi, että kun projektisuunnitelma ja vaatimusmäärittely on ryhmän mielestä hyvä, projektipäällikön tulisi tarkastaa molemmat ja lähettää ne sitten hänelle ja Jukka-Pekka Santaselle. Tähän Santanen lisäsi, että dokumenttien ei tarvitse olla täydellisiä, niistä saa palautetta. Tarja Vänskä-Kauhanen pyysi esittämään dokumentit myös palavereissa. 8. Muut asiat 8.1 Perehdytykset Jukka-Pekka Santanen ehdotti ryhmän perehdyttämistä Korppi-järjestelmään. Hän pyysi Markus Inkeroista hoitamaan järjestelyt. Mahdolliset perehdyttäjät ovat Pauli Kujala ja Markku Vire. Santanen ehdotti myös XML-perehdytystä ainakin osalle ryhmää ja lisäksi Zope-perehdytystä koko ryhmälle. Zopeen perehdyttämisen hoitaa Matti-Pekka Sivosuo. PÄÄTÖS: Ryhmä osallistuu Korppi-, Zope- ja XML-perehdytyksiin 8.2 Kuvien liittäminen tiedotteisiin Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi kuvien käytön olevan mielekästä esim. väitöstiedotteissa. Hän ei ollut varma sijaitsevatko kuvat tällä hetkellä jossain tiedostossa vai tietokannassa. Jukka-Pekka Santanen ilmoitti olevan helpointa sijoittaa kuva johonkin osoitteeseen, joka osoitetaan tietokannassa. Matti-Pekka Sivosuo kertoi Wasta-projektissa käyetyn Zopen oliotietokantaa kuvien tallennukseen. 8.3 Haku Tarja Vänskä-Kauhanen pohti millaisia hakuja vaatimusmäärittelyssä täytyy mainita. Jukka-Pekka Santanen kysyi, ovatko kyseessä vapaa sana-, otsikko- vai millaiset haut. Vänskä-Kauhanen sanoi tarkoittavansa lähinnä kategoriahakuja. Hän lisäsi ulkopuolisten käyttäjien käyttävän niitä, joten asiaa voisi kysyä haastatteluissa. Jukka-Pekka Santanen kysyi Tarja Vänskä-Kauhaselta, onko yliopistolle tulleita palautteita koottu mihinkään. Vänskä-Kauhanen kertoi, että nykyään ei enää kerätä talteen, mutta vanhoja voisi löytyä. Hän lupasi etsiä niitä ryhmälle. PÄÄTÖS: Vaatimusmäärittelyssä tulee olla haku -toiminnot määriteltynä 8.4 Metatieto Tarja Vänskä-Kauhanen kysyi Pekka Olsbolta, onko kirjaston sivuilla käytetty jotain kaavaa, millä sisältö on koodattu. Olsbo vastasi, että on olemassa helppokäyttöinen, 15-kohtainen lomake, johon tiedot lisätään. Hän lisäsi vielä, että Helsingin yliopiston kirjaston sivuilta löytyy lomake, jota voi tutkia. 8.5 Projektin eteneminen Jukka-Pekka Santanen kysyi ryhmältä, miten työ on lähtenyt liikkeelle tai onko ollut isompia ongelmia. Hän lisäsi, että tavoitteena oli sijoittaa kaverukset eri ryhmiin. Santanen kehotti käyttämään valkotaulua apuna ryhmän sisäisessä viestinnässä. Markus Inkeroinen pyysi laittamaan sähköpostilistalle Portin kotisivun osoitteen ja ilmoittamaan sivun päivityksistä. PÄÄTÖS: Portin kotisivun osoite postilistalle Sivun päivityksistä ilmoitus postilistalle 9. Tehtävien jako Projektiryhmän jäsenet -Petri Heinoselle pyyntö ajankäyttösovelluksen muokkaamisesta -laittavat pöytäkirjaan ja postilistalle linkin lisenssiin -laittavat postilistalle linkin Portin kotivuille -laittavat haastattelut verkkoon -haastattelevat lomakkeiston yleisiä käyttäjiä -haastattelevat Kirsi Koposta Korpista -kirjoittavat projektisuunnitelman sekä vaatimusmäärittelyä -toimittavat kopiot Markus Inkeroiselle ja Jukka-Pekka Santaselle nykyisen sivuston dokumenteista -keskustelevat Matti-Pekka Sivosuon kanssa käyttötapauskuvauksista Tilaaja -Tarja Vänskä-Kauhanen laittaa sähköpostilla listan haastateltavista -Tarja Vänskä-Kauhanen toimittaa ryhmälle vanhoja palautteita yliopiston sivuista Ohjaajat -Markus Inkeroinen ottaa yhteytta käyttäjäystävällisten tietojärjestelmien edustajiin -Markus Inkeroinen hoitaa Korppi-perehdytyksen järjestelyt -Matti-Pekka Sivosuo pitää ryhmälle Zope-perehdytyksen -Matti-Pekka Sivosuo keskustelee ryhmän kanssa käyttötapauskuvauksista 10. Seuraavan palaverin ajankohdan ja paikan päättäminen Seuraavan palaverin ajankohdaksi päätettiin maanantai 3.3.2003 klo 10.15. Paikka on T-rakennuksen kokoustila 405.