Portti -palaverin pöytäkirja 8 PORTTI -PROJEKTIN PALAVERI 8/2003 Aika Maanantai 7.4.2003 klo 12.15-14.00 Paikka: Agora, sovellusprojektien avotila, AgC223.1 Läsnä Projektiryhmä: Juha Erkkilä Jenni Hytönen -sihteeri Paula Mali - sihteeri Lari Väänänen - puheenjohtaja Marko Kivelä Ohjaajat: Markus Inkeroinen -vastaava ohjaaja Jukka-Pekka Santanen -vastaava ohjaaja Matti-Pekka Sivosuo -tekninen ohjaaja, poistui kesken Tilaajan edustajat: Tarja Vänskä-Kauhanen Antti Auer 1. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta Puheenjohtajaksi valittiin Lari Väänen ja sihteereiksi Jenni Hytönen sekä Paula Mali. 2. Palaverin avaus ja ajankäyttövihkojen läpikäynti Ajankäyttövihot laitettiin kiertoon. 3. Edellisen palaverin pöytäkirjan tarkistus Pöytäkirjan esitteli Juha Erkkilä. Hannu Puupposta päätettiin yrittää tavoittaa puhelimitse haastateltavaksi. Tarja Vänskä-Kauhanen lupasi soittaa hänelle ja tiedustella haastatteluhalukkuutta. Puupposen haastattelu päätettiin muuttaa kyselyksi, eli Puupponen voi vastata sähköpostitse hänelle lähetettyihin kysymyksiin. PÄÄTÖS: Hannu Puupposen haastattelu muutetaan kyselyksi Pöytäkirja hyväksyttiin. 4. Projektin tämänhetkinen tilanne 4.1 Kohta puuttui esityslistasta 4.2 Vaatimusmäärittely Jukka-Pekka Santasen osalta vaatimusmäärittely on hyväksytty, kunhan päätös Korpin pois jättämisestä kirjataan. Tarja Vänskä-Kauhanen mainitsi, että hänen ja Pirjo Kaakkuriniemen kommentit Korppi-lomakkeesta voisi lisätä vaatimusmäärittelyyn, jos tämä koetaan tarpeelliseksi. Jukka-Pekka Santasen mielestä Korppi-lomakkeen kommentit kuuluvat ennemminkin sovellussuunnitelman puolelle. 4.3. Sovellussuunnitelma Jukka-Pekka Santanen tiedusteli voisiko toteutettavan sovelluksen rakennetta ja osia kuvata sovellussuunnitelmassa. Hän kehoitti ryhmää keskustelemaan Matti-Pekka Sivosuon kanssa suunnitelmasta. Todettiin, että yksittäisiä tuotteita, niiden toimintaa keskenään ja sovellusarkkitehtuuria voisi kuvata sovellussuunnitelmassa, jotta muutkin kuin sovelluksen tekijät (esim. jatkokehittäjät) saisivat pikaiselle dokumentin luvulla selvää sovelluksen toiminnasta. 4.4 Projektisuunnitelma hyväksytty Palaverissa mainitiin, että projektisuunnitelma on hyväksytty ja sen ovat allekirjoittaneen Markus Inkeroinen vastaavana ohjaajana ja Tarja Vänskä-Kauhanen tilaajana. PÄÄTÖS: Vaatimusmäärittelyn ja sovellussuunnitelman laatimista jatketaan. 5. Korppi Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että edellisenä torstaina (3.4.2003) olivat hän itse, Marja-Leena Immonen, Pirjo Kaakkuriniemi ja Mauno Väisänen pitäneet pienen palaverin, jossa he keskustelivat henkilöstökoulutuksen sisällyttämisestä Korppiin. Vänskä-Kauhanen oli toimittanut listan Korpin tarpeellisuudesta (miksi Korppi tärkeä kytkeä, mitä olemassa, mitä tulossa). Palaverissa todettiin, että nykyinen Korppi on tällä hetkellä liikaa suuntautunut opiskelijaa palvelevaksi. He päättivät että Korpin liittäminen jätetään myöhemmäksi, Portti-projekti ulkopuolelle, vaikka Vänskä-Kauhanen oli kertonut sisäänkirjautumisenkin olevan kierrettävissä. Palaverissa he toivoivat uuden sovelluksen olevan pieni, näppärä ja varmasti toimiva, kuten nykyinenkin. Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että he päätyivät siihen että Korppiin ei tuhlata enää aikaa ja Portti-projektissa keskitytään lomakkeisiin. PÄÄTÖS: * Korppia ei käytetä henkilöstökoulutuksen kurssien toteuttamiseen. 6. Muut asiat 6.1 Yksi hakusivu useilla eri optioilla Nykyisillä sivuilla on useampia hakusivuja, joissa on eri näkymät ja toiminnot. Lari Väänänen kysyi, riittäisikö yksi hakusivu, jossa olisi useampia optioita. Jukka-Pekka Santanen ehdotti, että haun oletukset muuttuisivat sen mukaan miltä sivulta käyttäjä on hakuun tullut. Antti Auer sanoi, että haun tekijä ei välttämättä tiedä hakemansta tiedotteen tai tapahtuman kategoriaa tai missä se on julkaistu. Hän jatkoi, että aikavälin avulla hakeminen on todennäköisin tapa hakea. Haun tulosten listauksessa voisi näkyä mihin kategoriaan tulos kuuluu. Päätettiin, että aikavälin kirjoitusmuotoa kannattaa ohjeistaa väärinymmärrysten välttämiseksi. 6.2 Käyttäjäryhmien oikeudet Lari Väänänen kysyi, onko yksi käyttäjätyyppi (esim. tiedottaja) sellainen, joka hyväksyy kaikkia tiedote- ja tapahtumatyyppejä ja voi sekä muokata että luoda vain "oman" tyypin tiedotteita ja tapahtumia. Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että nykyisin tiedottajaa vastaavat käyttäjät ovat samanarvoisia tiedote- ja tapahtumatyyppien näkökulmasta. Hän lisäsi, että nykyisin tiedotetyyppit on jaettu tehtäväkenttien ja työtehtävien mukaisiin alueisiin ja siten jokainen tiedottaja toimii myös oman tiedotteensa hyväksyjänä ja normaalisti hyväksyy vain itse viemiään tiedotteita. Mutta tiedottajan loma-aikana ja poissaolojen aikana on hyvä olla mahdollisuus vaihtaa päivittäjää ilman että pitää ensin muokata käyttöoikeuksia. Antti Auer ehdotti, että järjestelmä lähettäisi sähköpostilla ilmoituksen uuden ehdotuksen saapumisesta tiedote- tai tapahtumatyypin vastaavalle hyväksyjälle. Tiedote- ja tapahtumatyyppien vastaavien hyväksyjien sähköpostiosoitteet olisivat järjestelmässä helposti muutettavissa, jotta loma-aikoina vastaavaa hyväksyjää eli ilmoituksen saajaa voitaisiin muuttaa. Palaverissa pohdittiin sitä kuinka tiedote- ja tapahtumaehdotukset tulisi näyttää hyväksyjille. Tarja Vänskä-Kauhanen esitteli nykyistä toimintaa. Nykyään tiedottajaa vastaavilla tunnuksilla näkyy linkkilista ehdotuksista, jossa linkistä klikkaamaalla pääsee lukemaan koko tapahtuman, nykyisinhän ei tiedotteita voi ehdottaa. Yhden tiedotteen sivulla on linkit hyväksy ja hylkää. Tarja Vänskä-Kauhanen piti tätä hyvänä systeeminä, koska ehdotus pitää muutenkin lukea kokonaan, jotta tietää voiko sen hyväksyä. Tarja Vänskä-Kauhanen oli sitä mieltä, että tapahtuman tai tiedotteen luojan ei tarvitse pystyä muokkaamaan ehdotustaan. Muutokset voi toimittaa hyväksyjille sähköpostitse tai puhelimitse. 6.3 Yliopistoliikunta; onko tarpeellinen linkki? Tällä hetkellä ajankohtaista-sivun linkeissä on yliopistoliikunnan linkki, jonka takana ei ole mitään. Lari Väänänen tiedusteli, linkin tarkoitusta ja tarvetta. Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että yliopistoliikunnalla oli ennen oma sivusto ja linkki on vain jäänyt päivittämättä. Tarja Vänskä-Kauhanen totesi ettei kyseistä linkkiä tarvita ja jos tarvetta tulee, se voidaan lisätä "linkkien muokkaus"-sivulta. Antti Auer kysyi olisiko mahdollista toteuttaa linkkilista, jossa olisivat ne tiedotteet ja tapahtumat joissa on määräaika (esim. apuraha, ilmoittautuminen). Tämä todettiin mahdolliseksi. Jenni Hytönen kysyi häviäisikö tapahtuma näkyvistä kun mahdollinen ilmoittautuminen olisi ohi. Antti Auerin mielestä ei välttämättä häviäisi. Todettiin, että uusi kenttä, näkyvissä olo aika, "tapahtuman luonti"- lomakkeeseen voisi olla käytännöllinen. 6.4 Demoversion esitys Lari Väänänen esitteli ryhmän tämän hetkistä Portti-demoa. Antti Auer huomautti, että tähti (*) on yleinen merkki pakolliselle kentälle. Esimerkiksi henkilöstökouluksen kursseille ilmoittautumisen yhteydessä tuli ilmi mailto-linkki. Jenni Hytönen sanoi, että hänen mielestään yleisesti pelkkä mailto-linkki on hankala joidenkin sähköpostiohjelmien käyttäjille. Hän ehdotti, että myös sähköpostiosoite tulisi sivuille näkyviin. Markus Inkeroinen huomautti, että ilmoittautumisten vastaanottaja ei ehkä halua sähköposti- osoitteen esille laittamista. Matti-Pekka Sivosuo kertoi, että on mahdollista toteuttaa lomake joka lähettää sähköpostin. Tarja Vänskä-Kauhanen esitti toiveen, että julkistuskellon- aika tulisi yhdeksi kohdaksi tapahtumiin ja tiedotteisiin. Tämä todettiin hyväksi ideaksi. Tapahtumien luonti-sivun yhteydessä tuli ilmi, että tiivistelmä on tarkoitettu täytettäväksi vain silloin kun tapahtuma julkaistaan sähköjyvässä. Todettiin, että selvä ohjaaminen riittää. (Esim. teksti "Jos haluat että tapahtuma julkaistaan sähköjyvässä, tee tiivistelmä.") Matti-Pekka Sivosuo poistui. Antti Auer kysyi, mihin tiivistelmät tulevat sähköjyvää varten, eli mistä sähköjyvän kokoaja saa ne. Tätä kysymystä ei käsitelty tarkemmin. Tarja Vänskä-Kauhanen mietti kuvan liittämistä tiedotteisiin (esim. väitöksiin). Hän lupasi ottaa selvää kuinka kuvan liittäminen aikaisemmassa järjestelmässä toimi. Markus Inkeroinen kysyi missä vaiheessa projekti on. Projektin todettiin olevan toteutusvaiheessa. Dokumenttien osalta aikataulusta ollaan hieman myöhässä, mutta toteutusta on tehty suunnitelmaa aikasemmin. Jukka-Pekka Santanen kysyi milloin Portti-demo olisi siinä vaiheessa, että sen voisi laittaa testattavaksi. Tähän ajateltiin kuluvan viikko, mahdollisesti ensi palaveriin mennessä. PÄÄTÖS: * Haku toteutetaan vain yhtenä sivuna. * Haun aikavälin kirjoittamista ohjeistetaan. * Tiedote-ehdotukset näytetään linkki-listana ja hyväksyminen tapahtuu yksittäisen tiedotteen kautta. * Yliopistoliikunnan linkkiä ei tarvitse sisällyttää Porttiin. * Tapahtumaan lisätään uusi kenttä, näkyvissä oleva aika. * Tapahtumaan lisätään uusi kenttä, julkistus- kellonaika. * Tiivistelmän tekoa sähköjyvää varten ohjataan selitetekstillä. 7. Tehtävien jako Projektiryhmän jäsenet - Korjaavat vaatimusmäärittelyä sekä sovellussuunnitelmaa - Varaavat tilat seuraavaan palaveriin - Jatkavat demoversion tekemistä Tilaajat - Tarja Vänskä-Kauhanen soittaa Hannu Puupposelle ja tiedustelee tämän haastatteluhalukkuutta ja ilmoittaa tuloksen ryhmäläisille. - Tarja Vänskä-Kauhanen ottaa selvää, kuinka aikasemmin ajateltiin liittää kuva tiedotteisiin. 8. Seuraavan palaverin ajankohdan ja paikan päättäminen Seuraavan palaverin ajankohdaksi päätettiin maanantai 14.4.2003 klo 12:15. Paikka on Agoran sovellusprojektien avotila C223.1. 9. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin.