CD-ROM proceedings ECCOMAS2004-konferenssiin tietotekniikan Coma-Sovellusprojektin aloituspalaveri
Aika : Keskiviikko 4.2.2004 klo 9.15 – 11.20.
Paikka : Tieteellisen laskennan kokoustila Ag C421.1.
Esityslista
Läsnä :
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Markus Inkeroinen avasi kokouksen kello 9.16.
2. Esityslistan hyväksyminen
Esityslistaa muutettiin siten, että kohtaan 5. lisättiin käsiteltäväksi myös sopimus ja kohtaan 4. lisättiin keskustelu aiheesta. Lisäksi kohta 5. siirrettiin käsiteltäväksi listalla ennen kohtaa 4.
3. Osallistujien esittäytyminen
Osallistujat esittelivät itsensä. Paikalla oli tilaajan, Tietotekniikan laitoksen, edustajana Kirsi Majava, Tuomo Rossi saapui myöhemmin. Ryhmän edustajat Hanna Alm, Kari Arkko, Pentti Nakari ja Lassi Paavolainen. Tietotekniikan laitoksen edustajina olivat Markus Inkeroinen, projektin vastaava ohjaaja, sekä Tero Toivonen, projektin tekninen ohjaaja.
4. Aikataulu ja Sopimus
Alustava aikatauluhahmotelma esiteltiin Markus Inkeroisen toimesta kokouksessa. Tarkoituksena on tutustua aiheeseen ja määritellä projekti helmikuun puoliväliin mennessä, ensimmäinen opponointi tapahtuisi helmi-maaliskuun vaihteessa ja projektin suunnittelu saataisiin loppuun maaliskuun alussa. Työkaluihin tutustuminen tapahtuisi samanaikaisesti suunnittelun kanssa, siten että yksi ryhmä jäsenistä ottaa asian vastuulleen. Toteutukseen varataan maaliskuu ja prototyyppi saatetaan testausvalmiiksi huhtikuun alkuun mennessä. Huhtikuu käytetään sovelluksen testaukseen ja korjaukseen, huhtikuun lopulla pidetään toinen opponointi. Viimeistely ja loppuesittely toukokuussa, alkupuolella, ja dokumentoinnin loppuunsaattaminen toukokuussa. Aikataulusta keskusteltaessa sovittiin sen tarkentamisesta projektin edistyessä.
Markus Inkeroinen esitteli Jukka-Pekka Santasen laatiman projektisopimuspohjan. Projektisopimus päätettiin tehdä esitetyn pohjalta, projektiryhmä käy sopimuksen läpi ja muokkaa sitä.
Päätökset:
- Projektiryhmä laatii aikataulun projektille esitetyn mallin pohjalta
- Projektiryhmän jäsenet laativat sopimuksen Jukka-Pekka Santasen laatiman mallin mukaisesti
- Projektipäälliköksi ilmoitettiin Kari Arkko
- Projektille muodostettiin johtoryhmä, johon kuuluvat Markus Inkeroinen, Kirsi Majava, Tuomo Rossi ja Kari Arkko
- Projekti päättyy viimeistään 31.7.2004
5. Tilaaja esitteli projektin taustan, tarkoituksen ja sovellukselta vaadittavia asioita
Projektin taustana on tuleva iso konferenssi, ECCOMAS2004, jonka järjestäjänä tilaaja, Tietotekniikan laitos, toimii.
Konferenssista laaditaan kokoomateos (proceedings), joka koostuu arviolta 1000 artikkelista, joista jokainen on 4-20 sivua pitkä. Tästä johtuen ei ole järkevää painaa paperijulkaisua. Tiivistelmistä (abstrakteista) tullaan laatimaan kirja, johon projektissa toteutettavat CD-ROM-levyt tullaan liittämään. Proceedings tullaan julkaisemaan myös WWW-sivulta, konferenssin jälkeen.
Konferenssi alkaa 24.7. ja CD-ROM-levyn tulee olla valmiina 10 työpäivää aikaisemmin.
Tilaaja ilmoitti, että osa projektiryhmän jäsenistä voi jatkaa kesällä harjoittelijoina projektiin liittyen.
Lisäksi todettiin, että artikkelien kerääminen ei ole osa projektia vaan tiedot on valmiissa hakemistorakenteessa, erillisinä tiedostoina. Tiivistelmät on jo kerätty ja niitä voidaan alussa käyttää harjoitusmateriaalina.
Keskusteltiin hakujen toteuttamisesta. Dynaamisen haun toteuttamisen CD-ROM:lle todettiin olevan mahdotonta.
Tilaajan esittämät vaatimukset CD-ROM:ia varten. Tämän konferenssin yhteydessä CD-levyjä arvioidaan tarvittavan kaksi, joista toinen sisältää Contributed, Poster ja Planary - osiot ja toinen Minisymposium ja STS - osiot. Lisäksi CD:lle toivotaan aikataulu johon on linkitetty kunkin kellonajan esitykset ja haku artikkelin kirjoittajan sekä aihealueen mukaan staattisesti toteutettuna. CD:n tulee olla selaimella käytettävä ja toimia millä tahansa käyttöjärjestelmällä ja selaimella ilman, että tietokoneelle tarvitsee asentaa mitään. Koska oletettavasti CD-ROM:ien määrä on ainakin kaksi tulisi aikataulun ja selausohjelman käynnistyä molemmilta levyiltä, sekä mahdollisesti haun yhteydessä ilmoittaa artikkelin sijaitsemisesta toisella levyllä.
Projektissa pyritään luomaan työkalu CD-ROM proceedigsien luomiseen. Vähimmäisvaatimuksena on, että kesän konferenssiin saadaan proceedings-julkaisu. Tilaaja ilmaisi toivovansa CD-ROM proceedingsin olevan parempi ja käytettävämpi kuin mikään tähänastisista sähköisistä proceeding-julkaisuista.
Lisäksi projektiin pyritään hankkimaan graafinen konsultti sekä käytettävyysasiantuntija.
Projektin jäsenet esittelivät vastaavanlaisia toteutuksia sekä ilmaista nettipohjaista CyberChair ohjelmaa, josta oletettiin olevan hyötyä sovelluksen toteuttamisessa. CyberChair todettiin hyödyttömäksi.
6. Projektin tilat, henkilöiden yhteystiedot ja akronyymi
Puheenjohtajaksi vaihtui Kari Arkko.
Projektin tilat olivat ennestään tuttuja tilaajalle.
Projektiryhmän akronyymiksi päätettiin Coma.
Projektiryhmän sähköpostilista: coma@korppi.it.jyu.fi
Projektiryhmän www-sivut: http://kotka.it.jyu.fi/coma
Projektin henkilöiden yhteystiedot:
Majava Kirsi majkir@mit.jyu.fi 014-2602754
Rossi Tuomo tro@mit.jyu.fi 014-2602755
Neittaanmäki Pekka pn@mit.jyu.fi
Inkeroinen Markus marink@mit.jyu.fi 014-2604904
Toivonen Tero tptoivon@cc.jyu.fi 050-5411768
Alm
Hanna haalm@cc.jyu.fi 050-5752808
Arkko Kari ktarkko@cc.jyu.fi 040-7022834
Nakari Pentti pjen@cc.jyu.fi 040-5776954
Paavolainen Lassi lopaavol@cc.jyu.fi 040-7183690
Dokumentointi tapahtuu suomeksi ja koodin kommentointi englanniksi, myös itse ohjelman ulkoasussa esiintyvä teksti tulee olla englanniksi.
Dokumentit päätettiin toimittaa sekä PDF että HTML-muodossa ja jakaa WWW:n kautta.
7. Muut esille tulevat asiat
Viestinnän ja raportoinnin merkitystä korostettiin tärkeänä käydyssä keskustelussa.
Palavereiden esityslistaan tulee lisätä kohta jossa esitetään ajankäyttöraportit.
Pöytäkirja tulee lähettää sähköpostina kaikille projektissa mukana oleville sen valmistuttua. Tulevaisuudessa mahdollista lähettää linkki projektin WWW-sivuille, josta materiaali on myös luettavissa.
Tuomas Kautto (katumi@mit.jyu.fi) ja Mika Videnoja (mjev@cc.jyu.fi)ovat selvillä proceedingsiin tulevien tekstien muodosta ja rakenteesta palvelimella.
8. Sovitaan seuraavan palaverin aika ja paikka
Seuraava palaveri keskiviikkona 11.2.2004 kello 12.00 projektien avotilan kokoushuoneessa.
Aika ja paikka on myös valittu viikoittaisen palaverin ajaksi ellei jollekin tule pakottavia esteitä.
9. Osallistujien seuraavat tehtävät
Projektiryhmä
- projektisuunnitelman laatiminen
- vaatimusmäärittelyn laatiminen
- perehtyä sopimuspohjaan
- aikataulu projektille
- varata projektien avotilan kokoushuone viikkopalaverin pitopaikaksi
Vastaava ohjaaja, Markus Inkeroinen
- perustaa projektia varten sähköpostilistan, coma@korppi.it.jyu.fi
- kyselee graafista konsulttia
Tilaaja, Kirsi Majava
- kyselee käytettävyys konsultin, Katja Kaario, mahdollisuuksia osallistua projektiin
10. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja, Kari Arkko, päätti kokouksen kello 11.20.
Materiaali:
- Sovellusprojektin kuvaus, esittelijä Kirsi Majava