KIURU

Tietotekniikan sovellusprojekti

Toni Hilpinen Marko Koivuniemi

Jussi Mäkinen Miika Nurminen

Haastatteluraportti 8.11.2002

Jyväskylän yliopisto Tietotekniikan laitos

Kiuru-projektin tietoja

Tekijät:

       Toni Hilpinen (hilpinen@cc.jyu.fi)
       Marko Koivuniemi (koimark@cc.jyu.fi)
       Jussi Mäkinen (jusmaki@cc.jyu.fi)
       Miika Nurminen (minurmin@cc.jyu.fi)

Yhteystiedot: Työtila AgC222.2, puh.nro. (014) 2604 963, sähköpostilistojen

osoitteet kiuru@korppi.jyu.fi ja kiurulaaja@korppi.jyu.fi.

Työ: Kiuru-projekti, haastatteluraporti

Tiivistelmä: Kiuru-projekti toteuttaa Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitoksella toteutettuun Korppi-järjestelmään WWW-pohjaisen tilanvaraus- ja varausvahvistusosion. Haastatteluraportti on yhteenveto projektiryhmän suorittamista haastatteluista. Ryhmä haastatteli tilanvarauksista vastaavia henkilöitä ja selvitti heidän mielipiteitään, toiveitaan ja käyttötapojaan nykyisessä ja tulevassa tilanvarausjärjestelmässä.

Avainsanat: Tilanvaraus,kurssien opetustapahtumat, salivaraus, WWW-sovellus, Kotka-järjestelmä, Timmi-järjestelmä

Versionhallinta

Versio Päiväys  Tehnyt  Muutokset
0.1  30.10.2002 Marko Koivuniemi
0.2  8.11.2002 Marko Koivuniemi Korjauksia ja lisäyksiä.

Sisältö

1 Johdanto 1

2 Varausprosessi 1

3 Sali-järjestelmä 1

4 Timmi-järjestelmä 2

5 Korppi-järjestelmä 2

6 Haastattelusuunnitelma 2 6.1 Nykyinen varausprosessi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6.2 Muiden resurssien määrittely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6.3 Varausten vahvistukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6.4 SALI- ja TIMMI -käyttökokemuksia . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6.5 KORPPI- ja TIMMI-ohjelmistojen yhteiskäyttö . . . . . . . . . . 4

7 Yhteenveto 4

7.1 Sali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 7.1.1 Hyvät puolet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 7.1.2 Kritiikki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

7.2 Timmi-järjestelmä . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7.2.1 Hyvät puolet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7.2.2 Kritiikki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

7.3 Korppi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 7.3.1 Hyvät puolet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 7.3.2 Kritiikki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

7.4 Kehitysideat Kiuru-projektille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1 Johdanto

Kiuru-niminen tietotekniikan sovellusprojekti on jatkoa Kotka-, Korppi-, Kolibrija Koppelo-projekteille. Kiuru toteuttaa Kotka-järjestelmään tilanvarausmoduulin.

Syksyn 2002 Kiuru-projektiryhmään kuuluvat tietotekniikan opiskelijat Toni Hilpinen, Marko Koivuniemi, Jussi Mäkinen ja Miika Nurminen. Tilaajana toimii Jyväskylän yliopistolta hallintovirasto ja tietotekniikan laitos.

Kiuru-projektin haastattelujen tehtävinä oli kartoittaa tilanvarausjärjestelmän avainhenkilöiden käyttökokemuksia ja ideoita vanhasta Sali-järjestelmästä, tulevasta Timmi-järjestelmästä sekä Korppi-järjestelmästä. Tavoitteena oli kartoittaa varausprosessin kulku suunnitteluvaiheesta varauksen vahvistukseen ja siten selventää Kiuru-projektissa toteutettavan sovelluksen toiminnot ja tiedot. Lisäksi haluttiin kartoittaa ihmisten valmiuksia käyttää Korppi-järjestelmää entistä laajemmin myös tilanvaraukseen liittyvissä toiminnoissa, joita Kiuru-projekti Korppiin toteuttaa.

2 Varausprosessi

Haastattelut osoittivat, että varausrutiinit olivat lähes samanlaiset laitoksesta riippumatta. Lukujärjestystä suunnitellaan aikaisessa vaiheessa edellisvuosien lukujärjestysten pohjalta.

Varausprosessin vaiheisuus tuli myös esiin, joka aiheuttaa vaatimuksia käyttöoikeuksien suhteen. Ensimmäisessä vaiheessa laitos varaa omia kurssejaan varten saleja. Näihin saleihin ei muilla ole varausoikeutta. Toisessa vaiheessa laitos on tehnyt omat varauksensa ja salit vapautuvat muidenkin varattavaksi. Tällöin laitos ja muut laitokset ovat samassa asemassa vapaiden salien suhteen. Varausten suunnittelun avuksi tuleva ohjelma toivotettaisiin tervetulleeksi, jos sellaisen jokin projekti toteuttaisi.

Varausten suunnittelun pohjana käytetään edellisvuosien varauksia ja suunnittelussa kuunnellaan mahdollisuuksien mukaan opettajien ja oppilaiden toiveita. Laitoksilla pyritään ainakin järjestämään samantasoisia kursseja niin, etteivät ne mene päällekkäin.

3 Sali-järjestelmä

Sali-järjestelmän käyttö on tuttua ja rutiinit korvaavat vanhan järjestelmän puutteita. Kaiken kaikkiaan Sali-järjestelmän puutteeina tuli esiin varausten poistojen hankaluudessa sekä raportointijärjestelmän puutteissa. Salin käytettävyydestä oltiin montaa mieltä - toisaalta Salia jatkuvasti käyttävät kiittelivät nopeutta ja toimivuutta ja toisaalta taasen mainittiin, että Sali on välillä työläskin käyttää. Projektiryhmälle jäi siis haastatteluista sellainen kuva, että Salin ominaisuudet ovat lähtökohtana myös Kiuru-projektin tuotoksille.

4 Timmi-järjestelmä

Timmi-koulutuksen tilanteesta johtuen kokemukset Timmistä olivat rajalliset. Esiin tuli myös epäilyksiä Timmi-järjestelmän soveltuvuudesta yliopiston tarpeisiin. Timmin puutteista esiin tuli mm. salin varauksen vahvistusviestiä sekä raportoinnin puutteellisuutta. Lisäksi varauksien tuonti järjestelmään ei ole mahdollista, jolloin edellisvuoden lukujärjestystä ei voi käyttää pohjana.

Ensisijaisena huolena esiin tuli myös se, että Timmin käyttö tuntuu ainakin aluksi hitaalta ja työläältä. Toisaalta eräässä haastattelussa esiintyi optimismia sen suhteen, että asiat alkavat sujua, kun Timmin käyttämisen rutiini alkaa kehittyä.

5 Korppi-järjestelmä

Korppi-järjestelmänkään käyttöä ei oltu paljoa harjoiteltu. Yleisesti ottaen kommentit olivat kuitenkin positiivisempia kuin Timmi-järjestelmän suhteen. Tähän voi vaikuttaa laadukkaat demonstraatiotilaisuudet, joissa osaava käyttäjä on näyttänyt Korpin käyttöä.

Kaiken kaikkiaan halukkuutta hoitaa varausprosessia Korppi-järjestelmän kautta esiintyi haastateltavien keskuudessa paljon, ainoastaan päävaraajan mielestä hänellä ei ole aikaa käyttää WWW-liittymää. Käytännössä projektiryhmälle tehtiin selväksi, että sitä käytetään mikä parhaimmalta tuntuu. Jos kehitystyömme onnistuu ja asiat voidaan hoitaa Korpissa vaivattomasti yhdellä kertaa, niin ei ole mitään esteitä sille, ettei Korpista muodostuisi päivittäinen työkalu varausten tekoon.

6 Haastattelusuunnitelma

Tässä luvussa kuvataan haastattelusuunnitelma TIMMI-järjestelmästä ja salivarauksista. Suunnitelmaa käytettiin muistilistana haastatteluissa. Haastateltaville kerrottiin etukäteen käsiteltävät asiakokonaisuudet ja haastattelutilanteen ja haastateltavan roolin mukaan käytettiin suunnitelmaa pohjana.

6.1 Nykyinen varausprosessi

• Miten laitoksellanne yleensä hoidetaan salinvaraus yksittäisiä opetustapahtumia varten?

• Kuka hoitaa yksittäisiä varauksia, entä salijaon suunnittelun?

• Miten salinjakoa suunnitellaan lukukautta varten kokonaisten kurssien osalta?

• Huomioidaanko kurssien päällekkäisyydet opiskelijoiden kannalta salijakoa suunnitellessa? Entä muiden laitosten salitarpeet?

• Aiheuttavatko kurssien ulkopuoliset varaukset ongelmia saleja varatessa (esim. yliopiston hallinnon varausoikeus tiettyihin saleihin laitosten yli)?

6.2 Muiden resurssien määrittely

• Onko laitoksella tarvetta laitokselle varattujen kokoustilojen ja laboratoriotilojen sekä siirrettävien resurssien varaukseen?

• Miten toimitaan jos opettaja haluaa saliin ylimääräistä kalustoa, esim. videoprojektori? Miten kaluston varaus hoidetaan?

• Onko salien resursseista (paikkamäärä, mikrot, videoprojektorit, piirtoheittimet, valkotaulut jne.) tietoja ja miten ne huomioidaan saleja varatessa?

6.3 Varausten vahvistukset

• Kenellä on oikeus vahvistaa varauksia?

• Miten ja missä vaiheessa uusia opettajia/luennoitsijoita lisätään TIMMIin/SALIin? Tuleeko poistoja?

• Mitä salivaraukseen tulee merkitä, jos luennoijaa ei tiedetä varaushetkellä?

• Miten opettajalle tiedotetaan salivarauksen tuloksesta?

• Entä jos päätoiminen varaaja tai vahvistaja ovat lomalla? Hoidetaanko asia yliopiston hallinnon kautta vai onko laitoksella useampi varaaja?

6.4 SALI- ja TIMMI -käyttökokemuksia

• Vertaile (jos mahdollista) SALI- ja TIMMI-järjestelmien käyttöä?

• Voisitko hieman demonstroida TIMMIn tai SALIn käyttöä? Yleisimpiä käyttötapauksia? (Aikojen lisäys, muokkaus, poisto?)

• Millaisia kokemuksia sinulla on SALIn (tai TIMMIn) käytöstä? Mikä niissä on hyvää? Entä huonoa?

6.5 KORPPI- ja TIMMI-ohjelmistojen yhteiskäyttö

• Oletko tutustunut KORPPI-järjestelmään? (ks. https://korppi.it.jyu.fi/kotka/portal/tietoja.html)

• Olisitko valmis käyttämään KORPPI-järjestelmää salien suunnittelussa/tilavarauksissa?

• Mitä mieltä olet KORPPI-järjestelmän käyttämisestä laitoksen henkilökunnan ja opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietojen hallintaan?

• Millaisia toimintoja, valintoja ja rajoitteita KORPIn varausjärjestelmään pitäisi tehdä opettajalle, varaajalle tai vahvistajalle?

• Miten ilmoitukset varausten vahvistamisesta kannattaisi lähettää uudessa järjestelmässä? Sähköpostilla? KORPIn ilmoitustaululla? Jotenkin muuten?

7 Yhteenveto

Haastattelut kertoivat projektiryhmälle käyttäjien tunteita ja tuntemuksia nykyisistä ja tulevista järjestelmistä. Se antoi myös ensikäden tietoa niistä puutteista ja toiveista joita järjestelmiin liittyy. Kiuru-projekti pyrkii ottamaan käyttäjien toiveet huomioon kehittäessään käyttäjäystävällistä järjestelmää, joka on sekä suunniteltu että toteutettu nimenomaan yliopiston tarpeita ajatellen.

7.1 Sali

Tässä kappaleessa kuvaillaan haastatteluissa esiin tulleita asioita vanhasta Salijärjestelmästä. Eri ihmisten mielipiteet voivat erota toisistaan, siksi luettelossa voi olla vastakkaisiakin mielipiteitä.

7.1.1 Hyvät puolet

• Yksinkertainen ja helppo oppia

• Käyttö rutiininomaista ja "hommat toimii sillä hyvin".

• Varauspyynnöt saa raporttina, jonka pystyy siirtämään esim. Exceliin.

• Varausten tuonti tiedostosta takaisin mahdollistaa kurssien suunnittelun edellisvuosien varaustietojen pohjalta.

• Kurssikoodit ja luennoitsijat voi lisätä varausten yhteydessä.

• Raporttien käyttö joustavaa, mm. mahdollisuus raportoida sähköpostiin.

7.1.2 Kritiikki • Vain Sali-ohjelman käyttäjillä on oikeus tehdä varauspyyntöjä.

• "Vanha ja välillä työläskin järjestelmä."

• Käyttöliittymä tekstipohjaisena vanhanaikainen.

• Omia saliryhmiä ei voi tehdä (ei näe vierekkäisiä luokkia).

• Toistuvan varauksen epäonnistumisen virheilmoitukset puutteellisia.

• Varauksen poisto hankalaa johtuen UNIXin sananhakuehdoista, jotka vaativat erityistä tarkkuutta.

• Kaikkien mahdollisten tietojen haku saattaa jumittaa järjestelmän esim. kurssien kohdalla.

• Puutteelliset raportit.

7.2 Timmi-järjestelmä

Tässä kappalessa kuvaillaan Yomi Applications Oy:n Timmi-järjestelmästä saatuja kommentteja ja mielipiteitä käyttäjien saaman kokemuksen perusteella.

7.2.1 Hyvät puolet • Ei varsinaista muutosta nykyiseen prosessiin.

• Ei tuntunut hankalalta, käyttöön kertyy rutiini.

• Profiilien (saliryhmien) teko helpottaa varausten tekoa.

• Raportointi

• WinTimmmi selvästi parempi kuin WebTimmi.

7.2.2 Kritiikki • Varausten kontrollointi ei mahdollista kuten Salilla.

• Kurssikoodien ja luennoitsijoiden lisäys varauksien yhteydessä. Koko kurssikoodin käsite puuttuu Timmistä.

• Varauksen teko vaatii paljon toistuvien tietojen kirjoitusta. (Profiilit auttanevat tässä asiassa.)

• Käyttö hidasta ja hieman työlästä.

• Ei raporttia, jossa voidaan tietyn kurssin/henkilön varauksia selailla.

• Ei varaustietojen saantia tiedostoon käsiteltäväksi.

• Ei varaustietojen tuontimahdollisuutta tiedostosta.

• Ei voi lähettää opettajalle vahvistusta saleista.

• Varaukset esitetään päivämäärillä (ei viikko/viikonpäivällä)

• Kurssitiedot eivät mahdu kunnolla raportteihin.

• Raportit saa ainoastaan tulosteina.

• Ei voida määritellä etuotto-oikeuksia saleihin.

• Siirtyminen Timmiin täysi yllätys - tietoa asiasta ei ole tullut.

7.3 Korppi

Tässä kappaleessa kuvataan haastateltavien mietteitä nykyisestä Korppi-järjestelmästä ja sen ominaisuuksista.

7.3.1 Hyvät puolet • Kalenterin tarve opettajien ja oppilaiden kannalta suuri.

• "Vaikuttaa kätevältä".

• "Helppoa kun osaa."

7.3.2 Kritiikki • WWW-pohjainen varaustenhoito ei kaikkia innosta.

• Nykyjärjestelmässä päällekkäistä tietoa - salivaraukset tehtävä Sali- järjestelmässä ja siirrettävä käsin Korppiin kunkin kurssin kohdalle.

7.4 Kehitysideat Kiuru-projektille

Tässä kappaleessa luetellaan haastatteluissa esiin tulleita yleisiä ideoita ja toiveita. Kiuru-projektin tavoitteet kuultuaan haastateltavat olivat yleensä erittäin kiinnostuneita projektin tuotoksista ja tämä antoikin haastatteluille hyvät lähtökohdat hedelmälliseen keskusteluun.

• TUURE on yksi esimerkki miten järjestelmän ei pitäisi toimia, siinä joka tiedon joutuu kirjoittamaan moneen kertaan.

• Varausten kuittaus sähköpostilla voisi olla kätevä tapa hoitaa varauksia.

• WWW-pohjainen varausten hoitaminen ei kiinnosta, mutta tarpeeksi nopea ohjelma varausten hoitoon olisi tarpeen.

• Varauksien vahvistamisesta lähetettävä sähköposti varausta pyytäneelle sai laajaa kannatusta. Tällöin ei tarvitsisi muistaa lähetellä itse vahvistuksia.

• Varauspyynnöstä tieto sekä vahvistajalle, että varavahvistajalle. Näin lomien aikana varaukset toimisivat.

• Varauspyyntöjä voisi tehdä kuka tahansa, varauksia ei.

• Jos luennoitsijaa ei tiedetä, niin laitoksen sijaan voisi merkitä ’Ilmoitetaan myöhemmin’. Näin ylläpitäjä voisi päivittää helposti tietoja etsimällä kaikki kohdat, joissa on "Ilmoitetaan myöhemmin".

• Käyttöön halutaan aina uusin ja helpoin versio.

• Käyttöliittymäsuunnitelmat kommentoitavaksi myös tuleville käyttäjille.

• Yliopisto on valtava laitos, olisi kaikkien etujen mukaista saada käyttöön yhtenäinen järjestelmä.

• Kurssien suunnittelua tukevat ominaisuudet ovat Korppiin tervetulleita, koska Timmissä ei niitä ole...

• Järjestelmään tarvitaan raportti, jolla näkee kaikki tietylle henkilölle tai kurssille tehdyt varaukset määrätyllä aikavälillä.

• Varausten suunnitteluohjelma toivotettiin tervetulleeksi, jos se on toimiva. Aiemmin testattu jonkinlaista, joka ei ollut toimiva.

• Oheisvarattavat järjestelmään koska olisi hyvä että kaikkia asiat voisi hoitaa koneen kautta.

• Ryhmän luonnin ja kurssin tietojen lisäyksen yhteydessä voisi varaukset hoitaa samalla kertaa vaikka jollain napilla.

• Jos kursseille pitää aina syöttää opettaja, niin tilanne menee hankalaksi. Välttämättä ei tiedetä alkuvuodesta, kuka kurssin luennoi. Jos taas opettaja lisätään, pitäisi Korpissa olla tunnus ja salasana. Idea; joka laitoksella "tyhjä henkilö"Korpissa, jonka identifioinnin hoitaisi amanuenssi.

• Korpista pitäisi saada tulostettua kurssin tiedot, jotka näkyvät nyt wwwsivulla. Mieluusti myös kattavampi raportointiominaisuus, joka noutaisi aikataulut ja salit kattavasti.

Viitteet

[1] Hilpinen Toni, Mäkinen Jussi, ”Martti Lehtosen haastattelu”, 3.10.2002.

[2] Koivuniemi Marko, Nurminen Miika, ”Hannele Säntti-Ahomäen haastattelu”, 8.10.2002.

[3] Koivuniemi Marko, Nurminen Miika, ”Päivi Jämsenin haastattelu”, 14.10.2002.

[4] Hilpinen Toni, Mäkinen Jussi, ”Marita Heittolan haastattelu”, 17.10.2002.

[5] Koivuniemi Marko, Nurminen Miika, ”Anna-Liisa Blån haastattelu”, 21.10.2002.