Kolibri-projektin haastatteluraportit

11.10.2001 Kolibri-projektin haastattelu.

Haastateltavana tietotekniikan laitoksen amanuenssi Päivi Jämsen. Haastettelijoina Mia Jaakkola ja Sanna Juutinen.

• Ensimmäinen asia mitä Jämsen halusi kalenteriohjelmalta oli helppokäyttöisyys. Hän myös toivoi ihmisten alkavan käyttää järjestelmää, jotta näin ollen hänenkin olisi järkevää käyttää sitä. Jos muut eivät siitä innostu ja hän varaa kaikelaisia kokouksia, muiden kalenterit ovat aina tyhjinä ja näin saa aivan vapaasti valita varattavan ajan.
• Kysymyksiä nostatti prioriteetti ajanvarauksessa.
• Jämsen lupautui testikäyttäjäksi ja kritiikin antajaksi, kunhan saadaan edes vähän toimiva versio ulos.
• Helppokäyttöisyydestä: Etenkin tutkijat olivat kuulemma vähemmän innokkaita opiskelemaan uuden sovelluksen käyttämisä, joten pitäisi oppia sovelluksen toiminta vähällä vaivalla.
• Yksityisyys tärkeää, että yksityisiksi luokitellut menot eivät näy missään vaiheessa toisille.
• Ajanvarauksessa ei ole mitään järkeä näyttää ohjaajan menoja, vain varattaviksi tarkoitetut ajat.
• Jämsenin mielestä ryhmäajanvaraajan ei tarvitse tietää mitä tapahtumaa kenelläkin kyseisenä ajankohtana on. Riittää kun tietää ajan olevan varattu ja saa selville henkilön sähköpostiosoitteen. Päivi ei halua laittaa ihmisten menoja tärkeysjärjestykseen, vaan ennemmin kysyy asiaa henkilökohtaisesti.
• Miten saadaan selville ryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet, varsinkin jos ne muuttuvat vähän väliä? Miten hoidetaan muutosten kirjaaminen, esim. amanuenssille asti? Laitetaanko ryhmänluonnissa nimen lisäksi näkyviin sähköpostiosoite?
• Tapahtumien poisto herätti kysymystä, miten se onnistuu? Ja että se poistuu samalla kaikilta ruhmän jäseniltä. Miten pääsee pois uuden ajan varaus/luominen -ikkunasta, jos haluaa vain käydä katsomassa aikaa ja mitä sinne on laittanut eikä halua tallettaa aikaa uudestaan. Esim. OK-painike oli hyvä idea. Ja peruuta-painike kuullosti siltä että halutaan peruuttaa edelliseen näyttöön. Lisäksi pitää vielä lisätä tapahtuman poisto painike, jos poiston voi tehdä ajanlisäys/varaus/poisto -näytöltä.

Jämsen oli erittäin halukas kokeilemaan järjestelmää ennen sen todellista käyttöönottamista. Ohjelman ei tarvitse olla vielä aivan kokonaan toimiva kokonaisuus siinä vaiheessa.

22.10.2001 Kolibri-projektin haastattelu.

Haastateltavana tietojärjestelmätieteen laitoksen amanuenssi Tapio Tammi. Haastettelijoina Mia Jaakkola ja Sanna Juutinen.

• Ensimmäinen huolenaihe amanuenssilla oli se, mille pohjalle kalenteriohjelmamme tulee. Hän ei nimittäin suostu käyttämään Outlook-pohjaista ohjelmaa yhtään mihinkään.
• Saako jotain tapahtumaa esim. välkkymään muistutukseksi? Tammi haluaisi sellaisen ohjelman joku päivä. Muistutus voisi toimia myös sillä tavoin, että kun kokouksen aika tulee, ohjelma aukeaisi itsestään muistuttamaan asiasta.Nämä olivat kuitenkin vain omia visioita ja ideoita asiasta.
• Päivänäytössä olevan kuukauden näytössä tulisi meneillään oleva päivä näkyä tummennettuna. Tammi halusi myös päästä kuukausinäytön päivistä siirtymään eri päivään, kuten jo aikaisemmin oli näytön suunniteltu toimivankin.
• Vuosiloma tai loma yleensä pitäisi saada laitettua eri värillä, että tietäisi milloin oma loma on.
• Prioriteetin vaikutusta näkymiseen ihmetteli, mikä luultavasti riippui eniten kuitenkin haastattelijoiden huonosta ulosannista.
• Kun ohjausaikaa varataan, pitäisi tietoja opettajalle/ohjaajalle-kenttä saada jossain määrin pakolliseksi. Se säästäisi aikaa huomattavasti kun ohjaaja/opettaja tietäisi mitä asiaa ohjaukseen tulevalla henkilöllä on ja osaisi näin ollen varautua etukäteen tarpeen vaatiessa.
• Ryhmän luonnissa ihmetytti mistä ja mitä haetaan, jos ei mukaan oteta enempää hakuehtoja.
• Ryhmäläisten ja ryhmien ajat päällekkäin näyttö puutuu vielä kokonaan.
• Kun ryhmälle varataan aikaa, esim. laitosneuvoston kokousta, amanuenssi halusi nähdä, kenelle aika ei käy, miksi ei käy sekä sähköpostiosoitteen. Ehdottomasti halusi tietää miksi kullekkin ihmiselle ei käy, yksityisiä menoja lukuunottamatta tietysti.
• Mitä tapahtuu, kun varsinaiselle jäsenelle ei käy? Meneekö ilmoitus varajäsenelle vai ilmoittaako varsinainen jäsen itse varajäsenelleen? Toimii myös itse ilmoittamalla, kuten on aina ennenkin toimittu. Pitääkö varajäsenen myös itse merkitä aika kalenteriinsa vai merkitäänkö se automaattisesti myös sinne?
• Lomat: Miten toimitaan jos joku yllättäen joutuu sairaslomalle ja hän ei itse pääse merkitsemään sitä kalenteriinsa? Onko jollain ihmisellä, esim. web-miehellä admin-oikeudet, jotta päästään merkitsemään kalenteriin, että kyseessä oleva henkilö ei ole paikalla? Tarvitaan siis jonkinlainen vastuukäyttäjä, jolla on oikeus käydä laittamassa sairaana olevan henkilön kalenteriin sairasloma.
• Miten käy opiskelijoille jotka ovat jo varanneet ajan sairastuneelta henkilöltä? Tuleeko sähköpostina tieto ohjaajan sairastumisesta vai tuleeko muuten vaan turhaan käymään.

Tammi oli muuten erittäin tyytyväinen tulevaa kalenteriin ja toivoi sen tulevan laajempaankin käytöön sen toimivuuden kannalta. Oli suurta edistystä edellisiin järjestelmiin.

1.11.2001 Kolibri-projektin haastattelu.

Haastateltavina informaatioteknologian tiedekunnan hallintopäällikkö Leena Kirkkomäki sekä dekaani Timo Tiihonen. Haastettelijoina Mia Jaakkola ja Sanna Juutinen.

• Leena Kirkkomäki oli erittäin tyytyväinen tulevaan kalenteriin.
• Käyttäisi itse mielellään jos vain muutkin alkaisivat järjestelmää käyttämään. Näin esim. aikojen varaamisesta olisi jotain hyötyä, kun varattu aika menisi suoraan kaikkien osapuolten tietoon ja kalentereihin.
• Kirkkomäki oli salattujen omien aikojen näkymisestä huolestunut. Halusi että salatut ajat kuitenkin näkyvät varattuina aikoina muille, eivätkä vapaina. Näinhän järjestelmän oli määräkin toimia.
• Muokkaa tapahtumaa näytössä ihmetytti, mitä valintoja on toiston yhteydessä olevassa valintalistassa. Eli minkälaisia toistokertoja on mahdollista saada. Kun lupasimme siinä olevan tarpeeksi vaihtoehtoja, oli haastateltava tyytyväinen.
• Onko mahdollista antaa ryhmän ulkopuoliselle henkilölle oikeuksia muokata ryhmän aikoja sekä poistaa niitä?
• Jos kukaan ulkopuolinen ei saa varata ryhmän aikoja, osastosihteerin kalenteri tulee olemaan melko täysi. Sihteeristölle tai vastaaville täytyisi antaa oikeudet ryhmien aikataulujen muokkaukseen.
• Tiihonen ja Kirkkomäki olivat molemmat sitä mieltä että yksi virtuaalihenkilö pitäisi saada ainakin hallinnon sisään asioita ja kokouksia järjestämään.
• Kysymys kuuluikin miten päästään sisään järjestelmään ja kenellä on sinne oikeudet.
• Tulivat siihen tulokseen että tehdään yksi tunnus, joka annetaan hallinnon sisällä yleiseen tietoon ja tämän tunnuksen kautta varataan aikoja tai säädellään jonkun yksittäisen henkilön aikataulua.