Pöytäkirja 1 / TARE

 

TARE-sovellusprojektin (yliopiston museon taideteosrekisterin) aloituspalaveri

 

Palaveri 1

 

Aika: maanantai 27.9.2004 klo 9:10-12:20

Paikka: yliopiston museon kulttuurihistoriallisen osaston kahvihuone, S-rakennus

 

Läsnä:

 

 

1.     Kokouksen avaus

 

Kokouksen avasi puheenjohtajana toimiva Rauno Koskinen kello 9:10. Sihteereinä toimivat Heikki Nevala ja Mikko Vilenius.

 

2.     Esityslistan hyväksyminen

 

Päätökset:

·        Palaverin esityslista hyväksyttiin ilman muutoksia.

 

3.     Osallistujien esittäytyminen

 

Osallistujat esittäytyivät. Paikalla tilaajan edustajista Pirjo Vuorinen, joka toimii yliopiston museon kulttuurihistoriallisen osaston intendenttinä sekä Miika Nurminen, DUO-järjestelmän kehittäjä (DUO on tarkoitettu yliopiston museon esineiden, kirjojen, valokuvien ja tallenteiden luettelointiin). Projektin jäsenet Rauno Koskinen (Ohjelmistotekniikka), joka toimi puheenjohtajana, Mikko Meriläinen (Tietoliikenne), Mikko Vilenius (Ohjelmistotekniikka), joka toimi sihteerinä, sekä Heikki  Nevala (Ohjelmistotekniikka), joka toimi toisena sihteerinä. Tietotekniikan laitokselta läsnä olivat vastaavat ohjaajat Lari Kannisto, Hilkka Heikkilä ja tekninen ohjaaja Vesa Tanhua-Tyrkkö.

 

4.     Vastaava ohjaaja esittelee laitosta ja sovellusprojekteja

 

Lari Kannisto esitteli yleisesti tietotekniikan laitosta sekä mahdollisia koulutuslinjoja tietotekniikan puolella. Hän jakoi tästä esitteitä tilaajan edustajille. Lari Kannisto esitteli yleisesti myös sovellusprojekteja ja niihin liittyviä seikkoja. Hilkka Heikkilän kanssa hän mainitsi projektin ideaalisesta aikataulusta sekä siitä, milloin sovellus on valmiina. Sovelluksen tulee valmistua loppuesittelyyn mennessä, eli joulukuun puolessa välissä. Projekti päättyy viimeistään tammikuun puolessa välissä Mainittiin myös sovellusprojektien loppuesittely, joka on yleinen tilaisuus ja jonne kaikki ovat tervetulleita. Lari Kannisto jakoi yleistä materiaalia sovellusprojekteihin liittyen tilaajan edustajille. Hän mainitsi myös että opiskelijoiden ja laitoksen vastuu projektista päättyy kun projekti-kurssi hyväksytään. Hilkka Heikkilä jakoi eteenpäin optimiaikataulua käsittelevän mallin.

 

5.     Tilaaja esittelee organisaatiotaan

 

Tilaajana toimii yliopiston museo. Tilaajan edustaja Pirjo Vuorinen esitteli yleisesti organisaatiotaan ja sen historiaa nopeana läpileikkauksena. Hän jakoi kaikille kaksi esitettä museosta (Jyväskylän yliopiston museo, Jyväskylän yliopiston museo kampus näyttelyt kesä ja syksy 2004).

 

6.     Tilaaja esittelee aiheen, aihealuetta ja taustoja

 

Tilaaja esitteli aiheen, joka on yliopiston kokoelman vanhan DOS-pohjaisen TATE-järjestelmän korvaaminen uudella verkossa toimivalla Windows-pohjaisella järjestelmällä sekä vanhaan TATE-sovellukseen liittyvän tietokannan normalisointi ja muokkaaminen MySQL:n ymmärtämään muotoon. Projektin on verrattava TATE-kannan ja DUO-kannan rakennetta ja sovitettava TATE-kanta DUO-järjestelmää vastaavaksi, jotta DUO-sovelluksen komponentteja päästään käyttämään mahdollisimman hyvin hyödyksi.

 

Tilaajan edustajista Pirjo Vuorinen kertoi museon arkistointijärjestelmän historiasta ja alkuvaiheista. Museo on käyttänyt tietokoneita vasta hieman yli kymmenen vuotta. Ennen tätä aikaa arkistointi hoidettiin kortiston avulla käsin. Tämä oli vaivalloista nykyisiin tietokonejärjestelmiin verrattuna. Pirjo Vuorisen mukaan suurin ongelma tällä hetkellä on vanhojen, käsinkirjoitettujen rekisteritietojen sekä diojen ja muun vastaavan materiaalin siirtäminen digitaalimuotoon. Museo siirtyi käyttämään DOS-pohjaisia sovelluksia UNO ja TATE kulttuurihistoriallisen aineistonsa ja kokoelmiensa hallinnointiin 80- ja 90-lukujen taitteessa. Sittemmin nämä sovellukset ovat vanhentuneet ja ilmeni tarvetta vaihtaa ne uudempiin verkossa ja Windows-ympäristössä toimiviin järjestelmiin. Miika Nurmisen kehittämä ja UNON korvannut DUO-järjestelmä on ollut toiminnassa vuodesta 2002 lähtien. Museon kokoelmiin kuuluu tällä hetkellä 850 taideteosta, joista vanhimmat ovat Seminaarin perustamisen ajoilta, 1860-luvulta. Osa taideteoksista on yliopiston omistamia ja osa on deponoitu, eli Valtion taidetoimikunta omistaa ne, mutta ne on sijoitettu pysyvästi Jyväskylän yliopiston tiloihin.

 

Miika Nurminen puhui DUO-järjestelmästä pintapuolisesti (hän totesi, että paremman kuvan siitä saa tietokoneen ruudun kuin kahvipöydän ääressä). Hän totesi myös DUO-järjestelmän dokumentoinnin olevan puutteellista. UNON korvaamiseen DUOLLA liittyi myös vanhan museon Clarion2-pohjaisen tietokannan muokkaaminen uudelleen MySQL-pohjaiseksi. Vanha tietokanta normalisoitiin. Raportit DUOSSA ovat HTML-pohjaisia. Varmuuskopiointi on hoidettu MySQL:n omilla toiminnoilla. Mainittiin Clarion2 -ohjelma, joka kääntää Clarion-pohjaisia tietokantoja tolppaerotelluksi tekstitiedoksi, C++-ohjelma, joka edelleen muokkaa tätä tolppaeroteltua tekstiä parempaan muotoon ja Delphi-ohjelma, joka lopulta muuttaa tietokannan tekstistä SQL-muotoon. Netistä löytyvä aiheeseen liittyvä materiaali URL: http://people.cc.jyu.fi/~minurmin/duo/project/ (tunnukset Miika Nurmiselta):

 

·        DUO-järjestelmän tietokanta MySQL 4.1- muodossa

·        DUO-järjestelmän lähdekoodit, dokumentaatio ja muut tiedot

·        vanha TATE-järjestelmä ja siihen liittyvä muunnosohjelma, joka muuttaa Clarion-muodon tekstiksi. sisältää myös muunnetut tiedot

·        vanhan UNO-järjestelmän tiedot Clarion- ja txt-muodossa

 

Päätökset:

·        Miika tulee perehdyttämään järjestelmään ja sovittiin aika seuraavalle päivälle (tiistai 28.9.).

 

7.     Aiheesta, sen toteutustavoista ja aikataulusta keskustellaan ja mahdollisesti sovitaan alustavasti.

 

TARE-projektissa käytetään Miika Nurmisen tekemiä DUO-komponentteja. Lisäksi olemassa oleva Clarion-tietokanta muutetaan Nurmisen C++-ohjelmalla tekstimuotoiseksi ja siitä MySQL-muotoon. Museolta saadaan vanha TATE-tietokanta projektin testikäyttöön. Eli TARE-projektin sovellus integroidaan ja tehdään mahdollisimman samankaltaiseksi DUON kanssa, mutta siitä tehdään kuitenkin erillinen, itsenäinen ohjelma. Miika Nurmisen mukaan DUON komponentit voidaan julkistaa jollain sopivalla lisenssillä (Mozilla tms.), mutta itse DUO-sovellus pidetään salaisena. Keskusteltiin foreign keyn käyttömahdollisuuksista ja todettiin, että ne on ainakin testattava ennen käyttöön ottoa. Foreign Keyllä tarkoitetaan tietokannan ominaisuutta, joka turvaa tietokannan viite-eheyden, eli tietokannan taulujen sitomisen toisiinsa.

 

Ohjelman tarkoituksena on toimia client-sovelluksena verkon kautta tietokantapalvelimelle ja käyttäjähallinta pidetään vanhan TATE-sovelluksen kaltaisena, intranetissä (Humanistisen tiedekunnan verkko) toimivana. Käyttäjä määrät ohjelmistolle ovat pieniä. Koska tietokannassa on lahjoittajien henkilötietoja ja taideteoksien vakuutusarvoja, on tietoturva niiden osalta otettava huomioon. Tilaajan mukaan tämä ei kuitenkaan vaadi tietoliikenteen erillistä kryptaamista, vaan voidaan olettaa, että intranetissä toimivat henkilöt ovat luotettavia. Lisäksi tiedon säilyminen täydellisenä ja alkuperäisessä muodossa tietokantamuunnoksessa ja tietokantaa käsitellessä on erittäin tärkeää.

 

Käyttöliittymästä tulee yhtenäinen DUON kanssa, jolloin uuteen järjestelmään siirtyminen on helpompaa. Käyttöliittymässä käytetään Miika Nurmisen  DUON yhteydessä kehittämiä komponentteja. Projektiryhmä haastattelee tämän hetkisiä DUON ja TATE:n käyttäjiä (Marja-Liisa Hyvönen ja Sinikka Partanen) käyttöliittymään ja käytettävyyteen liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi projektin vastaavat ohjaajat kysyvät Tietojärjestelmätieteen laitokselta, mikäli sieltä löytyisi projektiin käytettävyysasiantuntijoita. Tosin valmiit komponentit asettavat mahdollisille muutoksille oman rajoituksensa. Erityisesti pitää kiinnittää huomiota siihen, että asiakaspalvelu tehostuu, eli asiakkaiden kysellessä museolta tietoa taideteoksista niistä on helppo tehdä yhteenvetoja ja raportteja. Tilaajan edustaja toimitti taideteoskortin ja lupasi toimittaa myös TATE-järjestelmän dokumentit.

 

Museon edustajan toivomuksena oli, että uuteen taiderekisteriin olisi mahdollisuus lisätä myös digitaalisia kuvia. Miika Nurmisen mukaan DUO-järjestelmässä on tarvittavat komponentit kuvien lisäämistä varten, joten niitä voidaan käyttää tehdessä tätä ominaisuutta TARE-projektiin.

 

Museo on myynyt DUO-järjestelmää myös Normaalikoulun ja Keskussairaalan museoille. TATE:a on myyty myös Helsingin Hanasaaren Ruotsailais-suomalainen kulttuurikeskukselle. Yliopiston puolelta on toivottu, että TARE-projektissa syntyvää sovellus olisi myös markkinointikelpoinen yliopiston museon ulkopuolelle, mutta joka tapauksessa myynti olisi hyvin rajoittunutta. Uuden sovelluksen valmistuttua vanhasta TATE-järjestelmästä luovutaan siirtymäajan jälkeen.

 

Ohjelmisto tehdään kurssin aikataulun puitteissa. Alussa käytetään noin kolme – neljä viikkoa aikaa sekä DUO-järjestelmään että TATE-tietokantaan tutustumiseen, projektisuunnitelman tekoon ja vaatimusmääritelmään. Sovelluksen toteutus aloitetaan lokakuun puolessa välissä. Projektin sovellus lähetetään hyväksyttäväksi joulukuussa ja dokumentoinnin täydennys jatkuu luultavasti tammikuulle saakka.

 

Päätökset:

·        Tilaajan edustaja lupasi toimittaa TATE-järjestelmän dokumentit

·        Projektiryhmä haastattelee tulevia käyttäjiä

·        Tietojärjestelmätieteiden laitokselta kysytään käytettävyysasiantuntijoita

·        Ohjelma tullaan toteuttamaan käyttäen hyväksi DUO-sovelluksen komponentteja

·        Tuotettava sovellus julkistetaan

·        DUO-järjestelmä pidetään salaisena, mutta DUO-järjestälmästä käytetyt komponentit julkaistaan jollain sopivalla lisenssillä

·         Lari Kannisto lupasi lähettää tilaajan edustajille linkin lisenssien kuvauksista

·        Ohjelmistoon tehdään myös ominaisuus, jolla saadaan kuvia liitettyä taideteoksen tietoihin.

·        Tilaajalta saatiin lupa käytettävyysasiantuntijoiden käyttöön

 

8.     Projektin tilat ja henkilöiden yhteystiedot mainitaan sekä akronyymi valitaan

 

Päätökset:

·        Projektiryhmän akronyymiksi valittiin TARE.

·        Sähköpostilista tare2004@korppi.it.jyu.fi perustetaan.

·        Projektitiloina toimii Jyväskylän yliopiston tietotekniikan laitoksen projektitila (AgC223.4).

 

9.     Sovitaan osallistujien seuraavista tehtävistä

 

Sovittiin, että projektiryhmä tapaa Miika Nurmisen kanssa ja tutustuu DUO-sovellukseen ja tietokantoihin. Lari Kannisto ja Hilkka Heikkilä ottavat yhteyttä tilapalveluun ja keskustelevat heidän kanssaan siitä onko heillä mahdollisia toiveita sovelluksesta. Vastaavat ohjaajat perustavat sähköpostilistan.

 

10. Muut esille tulleet asiat

 

Tilaajan edustaja huomautti, että tilapalveluun pitää ottaa yhteyttä, sillä heillä voi olla toivomuksia sovelluksen suhteen. Sovittiin että sähköpostilistalle lisätään vielä Sinikka Partanen (puh. 260 3802 tai 260 3809) ja Marja-Liisa Hyvönen (puh. 260 3809 s-posti: marja-liisa.hyvonen@jyu.fi). Lisäksi Janne Vilkunaan (puh. 260 1464 s-posti. jvilkuna@campus.jyu.fi) otetaan yhteyttä tärkeissä kysymyksissä, joskin häntä ei lisätä sähköpostilistoille. Yhteydenotot tapaamisista toivottiin tehtävän ajoissa, mieluummin ainakin kahta päivää ennen tilaisuutta.

 

11. Sovitaan seuraavan palaverin aika ja paikka

 

Seuraava palaveri sovittiin pidettäväksi maanantaina 4.10. kello 9:00 Agoran projektitiloissa.

 

12. Kokouksen päättäminen

 

Puheenjohtaja Rauno Koskinen päätti kokouksen 11:20.

 

13. Muuta

 

Palaverissa käsiteltyjen asioiden jälkeen tehtiin kiertokäynti museossa. Pirjo Vuorinen tutustutti kokoukseen osallistujat Yliopiston museon tiloihin, joita ei yleensä normaalin museokäynnin yhteydessä nähdä: museon kokoelmatiloihin, omaan työhuoneeseensa sekä museon intendentin työhuoneeseen (tässä selvisi myös, miten pienoismalleja tehdään liimaamalla pahvinpalasia päällekkäin pala kerrallaan…). Kiertokäynnin yhteydessä tilaajan edustajat näyttivät vanhaa TATE- sekä DUO-järjestelmää.

 

Tehtävät:

Vastaavat ohjaajat:

Projektilaiset:

Tilaajan edustajat:

 

Saadut dokumentit:

Tilaajan edustajilta:

·        Taideteoskortti (tyhjä)

·        Taideteoskortti (täytetty), palautettava (otettu 1 kopio)

·        Taideteoskortin täyttöön liittyvä ohje

·        Jyväskylän yliopiston museo –esite

·        Jyväskylän yliopisto kampus näyttelyt kesä ja syksy 2004 –esite